Parchment - Omtänkande kring mätetal: En resa från gamla mått till teamframgång

Efter att ha genomgått en digital transformation och moderniserat sin tekniska kapacitet stod Parchment vid ett vägskäl. Trots deras anmärkningsvärda framsteg fortsatte de att mäta ingenjörsprestanda med föråldrade, gamla mätmetoder som fokuserade på aktivitet och individuella resultat snarare än teamresultat.

För att få insyn i flaskhalsar i programvaruleveransen och områden som kunde förbättras valde Parchment till en början att bygga en intern lösning. De interna kostnaderna och resursbehovet visade sig dock vara ohållbara efter ett tvåårigt pilotprojekt. Parchment lärde sig av sina tidigare erfarenheter och behövde en företagslösning som var både kostnadseffektiv och stödde deras långsiktiga strategi för flödesanpassning.

Parchment valde Planview® Viz som lösning för hantering av företagets värdeflöde för att stödja deras moderniserade kapacitet och team och ge insikt i prestandan i deras livscykel för programvaruleverans från början till slut. Genom att utnyttja de avancerade funktionerna i Planview Viz ersatte Parchment äldre tekniska mätetal med flödesmätetal.

Denna förändring gav inte bara ingenjörsteamen visuella insikter om hur mjukvaruleveranserna fortskred och om flaskhalsar, utan främjade också en kultur av transparent kommunikation och experiment mellan teamen, vilket ledde till förbättrade resultat.

Parchment grundades 2003 med målet att omvandla referenser till möjligheter. Med Parchment kan akademiska institutioner, organisationer och individer ansluta sig till en enda plattform för att säkert skicka, ta emot och interagera med referenser med Parchments lättanvända och effektiva produkter.

Idag erbjuder Parchment den mest omfattande lösningen på marknaden för hantering av digitala akademiska meriter och globalt nätverkande, och har möjliggjort globalt utbyte av mer än 100 miljoner avskrifter, examensbevis, certifikat och andra meriter. Parchment har sitt huvudkontor i Arizona, USA, och närvaro i Australien, Irland och Kanada.

Efter en avgörande digital omvandling och införandet av värdeflödeshantering för att övergå från projektcentrerade till produktcentrerade metoder stötte Parchments ledande företagsledare på en oförutsedd utmaning. De förlitade sig fortfarande på föråldrade mätvärden från tiden före utvecklingen för att utvärdera tekniska prestanda och programvaruleveranser. Dessa gamla mätmetoder fokuserade på individuella resultatmått som kodrader och utnyttjandemål snarare än teamets leverans och resultat, och främjade oavsiktligt en kontraproduktiv kultur centrerad kring spelifiering.

Phil Clark, ledare inom digital transformation på Parchment och VP Head of Application Engineering, insåg behovet av att förändra ledarnas tankesätt och införa teamfokuserade flödesmått som gav insyn i hela livscykeln för programvaruleverans och visade flaskhalsar och förbättringsområden samtidigt som de främjade tvärfunktionell kommunikation och en resultatfokuserad kultur.

"För att få stöd från ledningen var det nödvändigt att skilja mellan traditionella, resultatinriktade mått på framsteg som uppmuntrade individuella insatser och teammått som fokuserade på att förbättra den totala genomströmningen", säger Clark. "Även om gamla mätmetoder kan vara vettiga på en avdelning där siffror kan förutsäga framgång, fungerar detta tillvägagångssätt inte bra när man skapar och levererar programvara."

Parchment beslutade inledningsvis att bygga sin egen lösning internt, baserat på en prototyp av Planview Viz, för att hålla sig inom sin tilldelade budget. Deras interna lösning stödde team och ledare med den kapacitet och de mätvärden som krävdes, men med två dedikerade interna resurser för att underhålla den visade sig investeringen vara ohållbar på lång sikt.

"Vi hade den datatekniska kapaciteten, de visuella verktygen och expertisen nära till hands. Vad vi inte räknade med var att det skulle bli ett anti-mönster att dela upp dessa teammedlemmars tid mellan deras primära åtaganden, och de framtida kostnaderna [för att upprätthålla en egenutvecklad lösning] om vi fortsatte på den inslagna vägen", säger Clark.

När man jämförde den totala ägandekostnaden, ROI och alternativkostnaderna blev det uppenbart att utvecklings- och underhållskostnaderna för den interna plattformen överträffade kostnaden för att förvärva en färdigpaketerad hylllösning.

Efter två års drift och underhåll av den interna lösningen enades affärs- och teknikintressenter om behovet av att köpa en specialbyggd plattform för analys av värdeflöden.

Med lärdomarna från sitt interna pilotprojekt sökte Parchment en lösning för värdeflödeshantering med företagsfunktioner som kunde stödja organisationen från idé till drift och ge djup insikt i leverans och cykeltid för att driva proaktiv lösning av flaskhalsar och teamförbättringar. Lösningens inverkan på teamkänslan och dess roll för att främja en positiv teamkultur och engagemang var också en viktig faktor i köpbeslutet.

"Vår upplevelse var inte en promenad i parken. Marknaden hade många alternativ, och försäljningscykeln drog ut på tiden i över ett år. Vi experimenterade med att bygga internt, hanterade bristande anpassning av långsiktig kontra kortsiktig strategi och hade några riktigt tuffa samtal", säger Clark.

Planview Viz visade sig vara den lösning för värdeflödeshantering som var bäst lämpad för att stödja Parchments moderniserade team, kapacitet och långsiktiga strategi att öka flödet och effektiviteten i hela organisationen.

"I slutändan kunde vi lägga fram ett starkt argument för att köpa och välja Planview Viz, tack vare våra tidigare investeringar och var vi befinner oss i vår omvandlingsresa", säger Clark.

In addition, Parchment is on the cutting edge of adopting AI copilots and chatbots within the engineering team, and across the broader organization. By focusing on governance, guidance, and the importance of keeping the "human in the loop," they ensure an intelligent integration of these technologies. They recognized the transformative impact of Planview Copilot on their software development and value stream management processes, with its potential to further enhance their insights into Flow Metrics, facilitate more discussions, and democratize their data.

Efter implementeringen av Planview Viz prioriterade Parchment det viktigaste området för förbättring som identifierats under testfasen av lösningen. För att minska det nästan helt manuella arbetet och slöseriet i samband med granskning och policy för pull requests införde Parchment automatisering av pull requests och continuous merge.

"De flesta organisationer har idag anammat pull requests som en viktig del av sin leveransprocess. Jag är glad att kunna säga att vår grund och praxis för kontinuerlig sammanslagning gick live i 2023", säger Clark.

Förutom leveransförbättringar har Parchment etablerat en månatlig kadens för att granska mätvärden, hålla retrospektiv och driva konversationer och engagemang bland teamen. Detta stöder deras långsiktiga strategi att införa en positiv kultur av flöde och effektivitet i hela organisationen.

Parchment började sin resa med en "think big, start small, and scale out" strategi och planer på att anta och expandera fas för fas under de närmaste åren.

"Nästa år handlar det om att fortsätta experimentera med förbättringar, få erfarenhet av verktygslådan, anpassa och ändra praxis och börja främja effektivitetsdiskussioner utöver leverans", förklarade Clark.

Med utgångspunkt i filosofin att synlighet leder till förbättring, och efter att ha anammat en flödeskultur, lägger Parchment grunden för två år framåt i tiden när de planerar att genomföra nästa fas i sin förändringsresa och utöka flödet i hela organisationen.

A critical part of this strategy to broadly adopt flow methodology across the organization includes the way in which employees interact with the data. Parchment’s Engineering department is taking the first step by applying Planview Copilot as the AI assistant to their metrics. Because Planview Copilot uses a natural language interface, any Parchment Viz user, from the executive to the knowledge worker, has easier access to their VSM data and can glean new insights, derive recommendations or initiate work-oriented actions. Some examples of how Planview Viz & Copilot can combine to drive value for Parchment are:

• Real-Time Insights: Planview Copilot is a powerful tool for accessing real-time insights into their value streams. It can quickly and correctly identify bottlenecks and offer actionable recommendations to optimize our delivery pipelines, allowing teams to focus on the discussions.
• Learning Tool for Value Management: Planview Copilot teaches value stream management principles and metrics. It speeds up the learning process for team members, empowering them to make informed decisions confidently and assisting in onboarding new members to this knowledge.
• Predictability and Risk Management: The assistant's ability to act as a predictability insight generator is particularly valuable. Parchment can analyze patterns and trends within large datasets to forecast potential risks and delays. For example, a Director or Value Stream Leader could identify specific "at-risk" value streams within the greater portfolio, saving time by automating the analysis.
• Significant Impact on Data Analysis: One key advantage of Planview Copilot is its ability to analyze data at a scale that exceeds our team's capabilities. This uncovers deeper insights into flow metrics and team performance. Such advanced analysis lets teams focus on the "why" conversations and identify potential improvements, giving us a competitive edge.

"Med tanke på våra teamstrukturer, kultur och arbetssätt har den här metoden en enorm potential att användas för att förbättra flödet och effektiviteten på Parchment", säger Clark.