Viessmanns resa mot noll avfall: Hur en leverantör av klimatlösningar moderniserade sin IT-verktygskedja för att eliminera slöseri och ineffektivitet

När Viessmann, ett tyskt familjeföretag som grundades 1917, framgångsrikt omvandlade sin verksamhet från en tillverkare av mekanisk värmeutrustning till en kundcentrerad leverantör av klimatlösningar, stod deras IT Services-division inför kostsamma utmaningar med en äldre verktygskedjeintegration mellan Polarion och Jira som resulterade i oförutsägbara serviceavbrott och pågående synkroniseringsfel. Eftersom den opålitliga integrationen endast stödde synkronisering av en typ av arbetsobjekt var lösningen inte skalbar, och utvecklarna slösade värdefull tid på att manuellt synkronisera information mellan projekt och utföra omarbetningar.

Viessmann valde Planview Hub som integrationslösning för verktygskedjan för en tillförlitlig, sömlös och skalbar integration mellan Polarion och Jira som skulle eliminera kostsamt slöseri och ineffektivitet i deras utvecklingsteam för IT-tjänster. Hubs enkla implementering effektiviserades ytterligare genom möjligheten att återanvända och skriva om Hub-skript som användes i en annan bransch på Viessmann. När Hub gick live upplevde utvecklarna två stora fördelar: det var inga avbrott i integrationen, vilket frigjorde enorm resurskapacitet och gjorde det möjligt för dem att fokusera på arbete som gav värde för kunderna. Dessutom förbättrades den interna kundnöjdheten drastiskt med nästan noll IT-serviceärenden relaterade till klagomål om integrationsavbrott och synkroniseringsfel.

Viessmann grundades 1917 som ett lokalt, familjeägt tyskt företag som specialiserade sig på tillverkning av mekanisk värmeutrustning, till exempel pannor. Idag har Viessmann utvecklats till en global leverantör av klimat- och energilösningar som erbjuder en rad sömlöst integrerade lösningar till kunderna, inklusive digitala produkter och tjänster som integreras med hushållens värme- och klimatsystem.

Viessmanns digitala transformation utökade deras tjänsteutbud till att tillhandahålla integrerade klimatlösningar till kunderna, inklusive en komplett uppsättning appar för smarta hem. Benjamin Horst, IT Service Owner Toolchain som började på Viessmann 2011 som mjukvaruarkitekt, fick i uppdrag att modernisera IT-verktygskedjans kapacitet för att stödja produktutveckling och ta bort silos mellan utvecklingsteam för mjuk- och hårdvara.

Eftersom de flesta hårdvaruutvecklare använder Polarion - ett verktyg som lämpar sig för mekaniska produktionskrav - och programvaruingenjörer använder Jira, var den gamla lösningen för integrering av verktygskedjan beroende av en begränsad Polarion-kontakt för uppstart, vilket resulterade i en tidskrävande integrering som var felbenägen, ofta oförutsägbar eller inte tillgänglig, med stöd för synkronisering av endast en typ av arbetsobjekt. Eftersom verktyget var gratis var den tekniska supporten begränsad.

"Det var ganska komplicerat att ställa in Polarion-synkroniseringen. Det tog timmar om man ville integrera ett nytt projekt från den ena sidan till den andra, och vissa saker fungerade helt enkelt inte. Du kunde inte lägga till några arbetsobjekt från Polarion-sidan, förutom defekter. Dessutom kan små ändringar i ett arbetsobjekt stoppa den fullständiga synkroniseringen", säger Horst.

"Det var felbenäget. Folk var inte säkra på om deras synkronisering verkligen ägde rum. De var tvungna att titta i båda verktygen och synkronisera dem manuellt. Vi behövde hitta en ny lösning", sade han.

En specifik incident resulterade i en längre period av driftstopp för utvecklare och manuellt omarbete, vilket kostade Viessmann tiotusentals euro.

"Det var mycket manuellt arbete. Det fanns två eller tre personer som inte gjorde mycket annat än att se till att rätt information fanns tillgänglig. Det var omkring €60,000- €70,000 som vi förlorade", minns Horst.

Efter det långvariga driftstoppet och klagomål från intressenter gav IT-ledningen Horst i uppdrag att modernisera synkroniseringen av verktygskedjan. Detta arbete innebar att ersätta det föråldrade integrationssystemet med en tillförlitlig, effektiv och skalbar lösning som skulle göra det möjligt för utvecklare att fokusera på värdefullt arbete i linje med strategiska mål, snarare än att slösa tid på att manuellt kontrollera synkroniseringsfel och kopiera och klistra in data mellan projekt.

Efter att den gamla implementeringen mellan Polarion och Jira nått en brytpunkt med oförutsägbara avbrott och produktivitetsförluster, undersökte teamet först möjligheten att bygga en integrationslösning internt. Men med bara ett litet team som ägnade sig åt intern utveckling och det omfattande arbete som krävdes var det inte praktiskt möjligt att använda denna metod jämfört med att förvärva en nyckelfärdig kommersiell lösning.

"Vi diskuterade att bygga vår egen lösning, men när vi tittade närmare på vad som behövdes var det ingen som var förtjust i den. Vi kom fram till att vi skulle behöva ett år och minst två dedikerade utvecklare för att faktiskt utveckla det vi behövde. Det skulle leda till att vi fokuserade för mycket på vad vi faktiskt ville åstadkomma som företag", säger Horst.

Tillförlitlighet var det primära kravet för integrationen av verktygskedjan, vilket fick Horst att söka sig till större leverantörer för upphandling. "Vi spenderar hellre mer pengar på att ha en bra, fungerande lösning som används i stor utsträckning, och inte på något begränsat uppstartsverktyg. Om du är ett företag med mer än 14,000 anställda kan du inte lita på det", sa han.

Lyckligtvis hade Viessmann redan framgångsrikt implementerat Planview Hub i en annan bransch för att integrera Planview Portfolios med Jira, så Horst var redan bekant med Hubs skalbarhet och enkla implementering. Verktyget uppfyllde också hans krav på att det stöder atomic commits, vilket gör att utvecklare kan synkronisera arbetsobjekt ett i taget, vilket säkerställer att om bara ett arbetsobjekt misslyckas så misslyckas inte hela synkroniseringsprocessen, som den gjorde med den äldre Polarion-integrationen.

"Vi var ganska snabba med att välja Planview Hub för integrationen eftersom vi visste att det fungerade bra för integrationen mellan Planview Portfolios och Jira", säger Horst. Han noterade också att Planview Hub var den enda lösningen som uppfyllde kraven på integrationsförmåga, och att det därför inte fanns någon annan konkurrent.

Efter att Planview Hub valts blev implementeringen en smidig upplevelse eftersom de kunde återanvända skript från Portfolios Jira-synkroniseringen och Planview gav stark teknisk support.

"Det tog oss ungefär 1 till 2 månader att modifiera arbetsflödena och de anpassade fälten för den nya synkroniseringen. Vi behövde ett par veckor för att göra de nödvändiga justeringarna, men när folk märkte att synkroniseringen skedde automatiskt kunde de lugna ner sig," förklarade han.

"Det vi såg var ett mycket snabbare sätt att skapa integrationer eftersom vi kunde återanvända allt. Användargränssnittet kräver ingen utvecklingskompetens för att fungera. Det som behövs är en gedigen förståelse för verksamheten för att specificera vad som ska synkroniseras. Jag kan dokumentera dessa krav och delegera uppgiften till min servicedesk. Det är inte komplicerat", säger Horst.

Planview Hub gjorde det möjligt för Viessmann att modernisera sin verktygskedja avsevärt, vilket ledde till att manuellt arbete eliminerades, teamets moral förbättrades och produktiviteten ökade. Efter implementeringen av Planview Hub "hade vi inga avbrott. Planview Hub fungerade smidigt efter att jag installerat det och kräver inte mycket underhåll", säger Horst.

Dessutom var antalet klagomål från hans interna kunder ett viktigt mått på framgång; Horst har inte fått ett enda klagomål relaterat till avbrott sedan Planview Hub togs i drift. Och även när nya synkroniseringsförfrågningar skickas in kräver de mycket mindre arbete att hantera.

"Med den tidigare integrationen var vi tvungna att ändra 20 synkroniseringsuppgifter om något förändrades i hur Polarion-projektet var uppbyggt. I det här fallet rör vi bara en", säger Horst.

Efter en framgångsrik implementering av Planview Hub planerar Horst att utnyttja verktygets datamodellering och out-of-box-funktioner för att integrera fler projekt, av vilka många tidigare hade lagts på is, "eftersom det var mycket tråkigt arbete att konfigurera dem och upprätthålla synkroniseringarna", säger han.

Planview Hub genomgår också en utvärdering hos Viessmann för integration med Enterprise Architecture, med kravinsamling och sandlådetester som redan har påbörjats.

Efter sin erfarenhet av att modernisera IT-verktygskedjan för att stödja Viessmanns föränderliga verksamhet ger Horst råd till dem inom IT som navigerar i den digitala omvandlingens landskap: "Köp de saker som du behöver för att utföra ditt arbete. Investera din kreativitet och utvecklingskraft i de områden som dina kunder behöver."