Gantt-diagramguide

Oavsett om du hanterar ett enkelt projekt eller ett stort, komplext projekt kan du med ett Gantt-diagram visualisera tid, resurser och uppgifter enklare. Denna guide till Gantt-diagram visar hur Gantt-diagram kan hjälpa dig när du planerar och leder projekt.

Ett Gantt-diagram är ett projektledningsverktyg som populariserades av ingenjören Henry Gantt i början av 1900-talet. Det ger en grafisk återgivning av ett projekts uppgifter och tidslinje.

Gantt-diagram kommunicerar data visuellt och gör det enklare att upptäcka ineffektivitet och misstag. De hjälper projektledare planera, schemalägga och spåra sina projekt enklare på en tidslinje. Det är därför Gantt-diagrammet har blivit ett av de mest populära projektledningsverktygen som används.

En annan funktion som gör Gantt-diagram bra är deras mångsidighet. De används i nästan alla branscher, exempelvis:

• Byggsektorn
• Manufacturing
• IT- och programvaruutveckling
• Marknadsföring
• Personalavdelningar

Gantt-diagram ger projektplaner liv genom att tillhandahålla en grafisk återgivning av hela projektets tidslinje från början till slut.

Att presentera avgörande projektinformation i diagramform gör det lättare att identifiera och hantera projektkänslig data och säkerställa leverans av viktiga milstolpar i tid, vilket i slutändan minskar risken för att viktiga detaljer saknas.

Andra fördelar med Gantt-diagram är:

• Avancerad resurshantering: Projektledare använder Gantt-diagram för att visualisera resurskapaciteten över en längre tid, till och med mellan nuvarande och framtida projekt. Detta hjälper till att förhindra schemaläggningskonflikter
• Bättre samarbete: Ett Gantt-diagram fungerar som en enda sanningskälla, så att alla använder samma projektinformation hela tiden
• Transparens i arbetsflöden: Gantt-diagram ger en tydlig indikation på vem som slutför uppgifter i tid och vem som har svårt att utföra arbetet. Denna information kan bidra till att avgöra vilka medarbetare som behöver ytterligare stöd, samt vilka som har utrymme för att ta på sig mer arbete om det behövs

En sak som gör Gantt-diagrammet populärt är att det är så enkelt. Ett standardiserat Gantt-diagram använder sig av en tidslinje, en uppgiftslista på vänstra axeln och aktivitetsfält som motsvarar projektets arbete.

Tidslinjer löper horisontellt, antingen högst upp eller längst ner i diagrammet, och används för att mäta längden på uppgifterna inom projektet. Du kan välja att visa tiden i dagar, veckor, månader och till och med år om du leder ett långtidsprojekt.

Aktivitetsfälten löper horisontellt på diagrammet och används för att visualisera framsteg, varaktighet och planerade start- och slutdatum för uppgifterna.

Ett Gantt-diagram innehåller också en uppgiftslista som löper vertikalt på vänster sida av diagrammet. Denna lista visar alla uppgifter inom projektet, som du kan ordna i en hierarki av uppgifter och deluppgifter för att hålla Gantt-diagrammet och teamet mer organiserade.

I ett Gantt-diagram kan du även hitta:

• Datumlinje: Datumlinjen löper vertikalt nedför diagrammet och markerar det aktuella datumet
• Uppmätta framsteg: Varje uppgifts framsteg demonstreras vanligen genom att skugga fältet eller visa den procentuella delen av arbetet som har utförts för den uppgiften
• Beroenden: Beroenden återges vanligen med en liten rad som kopplar samman ett aktivitetsfält med ett annat och visar vilken ordning arbetet ska slutföras i

Gantt-diagram är utformade för att hjälpa projektledare, team och andra medarbetare hantera och utföra arbete snabbare och mer effektivt. Man kan använda ett minimalistiskt tillvägagångssätt med bara en uppgiftslista, aktivitetsfält och tidslinje, eller ta in extra funktioner om man hanterar ett komplext projekt.

Projektledningsverktygen utvecklas ständigt, och tekniken förbättrar teamens samarbetssätt. Tidigare använde många projektledare skrivbordsprogramvara för att konstruera Gantt-diagram, men nu har de flesta bytt till plattformar där de kan bygga och hantera sitt Gantt-diagram online.

Det beror på att programvara för Gantt-diagram online förbättrar samarbetet genom att säkerställa att alla håller samma linje. Eftersom Gantt-diagram lagras online ser alla en uppdaterad version av diagrammet varje gång det öppnas. Dessutom tillåter många Gantt-diagramlösningar online även projektledare och team att ladda upp och bifoga viktiga filer, som textfiler, filmer, bilder och andra dokument som team kan behöva för att slutföra sina uppdrag.

Det bästa av allt är att programvara för Gantt-diagram online fungerar i molnet. Detta innebär att du inte behöver oroa dig för att se till att dina team har installerat den senaste programvaran eller om varje medlems programvarulicens har uppdaterats. Detta kan kraftigt minska bakslag genom att minimera tekniska barriärer som kan begränsa projektsamarbetet.

Nu när vi har täckt in grunderna ska vi titta på några viktiga funktioner som din programvara för Gantt-diagram bör ha.

Först och främst måste du förstå dina projektkrav när du överväger en onlinelösning med Gantt-diagram. När fler och fler organisationer stöder arbete på distans vill du ha ett projektledningsverktyg som stöder onlinesamarbete.

Dessutom skyddas din organisation mot förstörda filer, hårddiskfel och andra tekniska svårigheter som kan orsaka dataförlust genom en molnbaserad programvarulösning för Gantt-diagram. Kostnadseffektiviteten i en molnbaserad programvara för Gantt-diagram blir också uppenbar när den jämförs med lokala lösningar.

Andra viktiga funktioner att leta efter i din programvarulösning för Gantt-diagram är:

• Flexibilitet: Programvara för Gantt-diagram bör vara tillräckligt flexibel för att stödja både enkla och komplexa projekt med flera uppgifter och deluppgifter
• Mallar: Med tillgång till ett brett utbud av mallar kan projektledare snabbt få fram Gantt-diagram som är skräddarsydda för deras bransch och typ av projekt
• Samarbetsfunktioner: Funktioner som dokumentdelning och kommentarer underlättar gott samarbete genom att teamen kan dela information och lösa problem i realtid
• Mobilsupport: Android- och iOS-support ger dig och dina team möjlighet att samarbeta, utföra och slutföra uppgifter var som helst från en mobil enhet

Att välja en programvarulösning för Gantt-diagram som innehåller dessa funktioner gör det lättare för dig att spåra projektens framsteg, samtidigt som barriärer som kan hindra teamsamarbete minimeras. Detta kommer att hjälpa dig och dina team att hålla projekt i rörelse.

Om det är ditt första Gantt-diagram kan det vara svårt att ta reda på hur och var du ska börja. Men tack och lov är det relativt enkelt att skapa ett Gantt-diagram.

Här är några tips som hjälper dig att skapa ett effektivt Gantt-diagram:

1. Börja med en plan

Ett Gantt-diagram stärker dina projektledningsförmågor, men gör inte jobbet åt dig. Innan du börjar bygga ditt diagram måste du planera projektet.

Tänk på vad du vill uppnå och hur du kan göra det. Kanske vill du skapa ett onboarding-program för nyanställda, eller så vill du kanske lansera ett projekt för att utveckla och marknadsföra en ny applikation. Oavsett vilket mål du har, så tänk igenom de olika stegen som ingår från början till slut, och vem som kommer att arbeta med ditt projekt.

2. Kartlägg uppgifter och deluppgifter

När du har en allmän uppfattning av projektet och det önskade resultatet är du redo att börja bygga Gantt-diagrammet. Tänk noga igenom varje uppgift och deluppgift som ska slutföras under projektets gång.

Fundera på att göra en struktur för uppdelning av uppgifterna för att det ska bli så noggrant som möjligt när du planerar. Om projektet exempelvis handlar om att utveckla och släppa en applikation, så kan du dela upp uppgifterna i tre kolumner.

1. Marknadsföring
2. Omsättning
3. Programvaruteknik

Varje kolumn har uppgifter och deluppgifter som har tilldelats den specifika avdelningen eller just det teamet.

Med uppdelningsstrukturen kan du dela upp ett helt projekt i hanterbara bitar, vilket gör det lättare att komma ihåg alla nödvändiga steg när du planerar ditt Gantt-diagram. Du kan läsa mer om det och se hur strukturen ser ut genom att läsa den här artikeln.

3. Identifiera beroenden

Det finns två typer av uppgifter på ditt Gantt-diagram: parallella uppgifter och sekventiella uppgifter. Parallella uppgifter kan utföras tillsammans med andra uppgifter, men sekventiella uppgifter är beroende av annat arbete i projektet.

Linjära uppgifter är dina beroenden, och det finns tre typer av linjära uppgifter att hålla reda på:

• Start-till-start-uppgifter: Uppgifter som inte kan påbörjas förrän den föregående uppgiften har startat
• Slut-till-slut-uppgifter: Uppgifter som inte kan avslutas förrän en annan uppgift är slutförd
• Slut-till-start-uppgifter: Uppgifter som inte kan påbörjas förrän den föregående uppgiften är avslutad

Identifiera de linjära uppgifterna i ditt projekt. Detta ger dig en känsla för hur lång tid projektet kommer att ta och hur lång tid det bör ta att slutföra varje steg.

4. Gör upp en tidslinje för projektet

När du har kartlagt projektuppgifterna och identifierat beroenden måste du göra upp en tidslinje för projektet.

Kom ihåg att du bör undvika att vara alltför ambitiös när du planerar tidslinjen för Gantt-diagrammet.

• Tänk på potentiella bakslag som kan sinka projektet
• Uppskatta tidsramen för varje uppgift från fall till fall, och reflektera noga över hur lång tid det tar för teamen att slutföra en uppgift
• Glöm inte att ta hänsyn till beroenden när du skapar projektets tidslinje

Som en allmän regel är det bättre att vara lite extra försiktig när man utvecklar tidslinjen för projektet. Om du går för fort fram riskerar du orealistiska förväntningar, och då kan teammedlemmar missa sina deadlines. Detta kan leda till onödig stress, vilket kan påverka det totala resultatet.

5. Ordna dina uppgifter och bygg ditt diagram

Ditt Gantt-diagram är nästan klart. Allt du behöver göra nu är att organisera och föra in uppgifter. Börja med att ordna ditt arbete och lista alla uppgifter och dess beroende i rätt ordning.

En lösning med Gantt-diagram är verkligen användbar här. För bara in uppgifterna och deras start- och sluttid, så bygger projektledningsverktyget diagrammet åt dig.

När du har byggt ditt diagram kan du tilldela uppgifterna till relevanta team eller personer och starta projektet.

Kom ihåg att ett Gantt-diagram är ett visuellt verktyg som är utformat för att hjälpa dig att tolka projektdata. Du kan få ut mesta möjliga av diagrammet genom att organisera data på ett sätt som är enklare för dig och dina team att förstå.

Här är några tips för att använda Gantt-diagram effektivt:

• Organisera ditt arbete: Låt inte uppgiftslistan bli rörig och svårspårad, utan ordna uppgifter och deluppgifter i kategorier i stället
• Färgkoda dina uppgifter: Gör diagrammet visuellt tilltalande och mer lättläst genom att implementera ett färgsystem som tilldelar en viss färg till ett visst team, avdelning eller uppgiftstyp
• Flagga slutförda uppgifter: Håll Gantt-diagrammet prydligt genom att markera avslutade uppgifter som slutförda. Var noga med att notera slutdatumet för att hjälpa dig att avgöra om projektet följer schemat eller ej
• Markera viktiga milstolpar: Identifiera alla viktiga milstolpar i ditt diagram så att alla kan se. Vissa programvarulösningar för Gantt-diagram har ett verktyg för att skapa viktiga milstolpar. Om din plattform inte har den funktionen, märk milstolpar med fet text, en asterisk eller en annan symbol
• Engagera ditt team i planeringen: Se till att ditt projektteam är med i loopen på alla detaljer som rör ditt projekt. Genom att ta med ditt team tidigt i planeringsprocessen undviker du att missa anslutningar och begränsar uppstartstiden när du startar projektet.

Gantt-diagram ger projektet mer tydlighet genom att visa hur det framskrider. Du kan använda Gantt-diagrammet för att se var teamen ligger före schemat och var det finns flaskhalsar och hinder som måste åtgärdas.

Genom att använda ett Gantt-diagram skapas även transparens på arbetsplatsen, och det kan underlätta en kultur av ansvarighet. Uppgifterna tilldelas specifika team och personer, så alla vet vad deras kamrater arbetar med hela tiden. Detta kan inspirera team att investera mer i arbetet, samtidigt som det skapas en miljö där medarbetarna är mer villiga att hjälpa andra teammedlemmar som har det svårt med sin uppgift.

Se med egna ögon hur Gantt-diagram förbättrar projektledningen genom att teckna en gratis 30 dagars provperiod på Projectplace och skapa ditt eget diagram.

Om du vill läsa mer om Gantt-diagram och andra sätt att förbättra projektplanering och leverans, ladda ned vår e-bok med titeln "Få jobbet gjort snabbare".