Exempel på Gantt-diagram

Det finns flera skäl till varför Gantt-diagrammet är ett populärt verktyg för projektledning. Gantt-diagram används för att hantera resurser, följa framsteg och identifiera flaskhalsar och hinder i ditt arbetsflöde.

Gantt-diagram används i nästan alla branscher för att:

• Planera och schemalägg projekt
• Mät framsteg över tid
• Förenkla teamsamarbetet

De är också mycket flexibla och kan anpassas till projektledarens unika behov. I den här artikeln ska vi titta på exempel på Gantt-diagram för att förstå deras mångsidighet och de olika sätt de används på.

När man tänker på Gantt-diagram i projektledning kommer man nog först att tänka på ingenjörs- eller IT-projekt. Men med lite justering kan man använda Gantt-diagram i alla branscher.

Detta är en skärmdump på ett projekt för onboarding av nyanställda som har planerats i ett Gantt-diagram. Diagrammet har standardiserat hela onboarding-programmet och kartlagt vartenda viktigt steg som tas under provperioden. Personalavdelningen är vanligtvis inte den avdelning som de flesta kommer att tänka på när man säger Gantt-diagram, men den här bilden visar effektivt att vem som helst kan använda Gantt-diagram i sitt projekt.

Vi ska nu titta på två vanliga exempel på Gantt-diagram.

Detta är en bild på ett externt IT-projekt som har planerats i ett Gantt-diagram. När man tittar på diagrammet ser man att projektet inte är Agile. Det är starkt beroende av milstolpar, och arbetet slutförs enligt vattenfallsmetoden. Varje milstolpe måste uppnås sekventiellt, vilket ger mycket lite utrymme för avvikelser från den ursprungliga projektplanen.

Ovan finns en skärmdump från ett internt IT-projekt. Liksom i det externa projektet finns det inte mycket flexibilitet i det här diagrammet. Arbetet utförs sekventiellt, och med hjälp av vattenfallsmetoden.

Båda diagrammen ovan är konventionella IT-projekt. De är linjära båda två, och ger inte teamen möjlighet att avvika från den ursprungliga planen.

Men alla typer av Gantt-diagram måste inte följa en sådan rigid vattenfallsmetod. Vi ska titta på några exempel på Gantt-diagram som ger större flexibilitet och innehåller Agile-element.

Gantt-diagram är ett av de mest mångsidiga verktygen i projektledarens arsenal. De är tillräckligt flexibla för att stödja nästan alla typer av arbete, inklusive projekt som kombinerar vattenfallsmetoden med iterativt arbete.

Den här bilden är ett exempel på ett Gantt-diagram som följer hybridmetoden. Uppgifterna slutförs en efter en enligt vattenfallsmetoden, men arbetet planeras i sprintar i stället för längs en långsiktig tidslinje.

Den största fördelen med den här typen av Gantt-diagram är att den gör det möjligt för marknadsavdelningen att planera kontinuerligt. Planeringen görs i kortfristiga cykler i stället för över ett år. Teamen blir bättre utrustade att reagera på feedback och implementera förändringar som håller projektet i linje med kundens preferenser och intressenternas intressen.

Ett hybrid-Gantt-diagram ger dig de bästa av två världar: team som är bekväma med Agile-metoden kan arbeta i sprintar med kortare feedback-loopar, och intressenter som är bekanta med vattenfallsmetoden kan använda milstolpar för att följa projektet när det fortskrider.

Jämför nu hybriddiagrammet för marknadsföring med det här Gantt-diagrammet för en produktlansering.

Diagrammet är också avsett för ett marknadsföringsinitiativ, men projektet är planerat på ett helt annat sätt än dess hybridmotsvarighet. Något av det första du kanske märker är komplexiteten i projektet. Det finns mycket arbete som är kartlagt i diagrammet, och tydliga start- och slutdatum.

Till skillnad från hybriddiagrammet tilldelas inte arbete i snabba sprintar i det här projektet. I stället får man en bild av hela projektlivscykeln, från idé till faktisk produktlansering. Varje uppgift och fas i projektet åtföljs av deadlines, och viktiga mål tilldelas milstolpar.

Den här typen av Gantt-diagram är inte begränsad till enbart marknadsföringskampanjer. Den fungerar bra i många komplexa, långsiktiga projekt.

Genom att planera varje steg i projektlivscykeln kan du ge dina team en fungerande färdplan att följa. Projektet använder också vattenfallsmetoden, vilket gör det enklare för dig att identifiera stopp och flaskhalsar genom att titta på uppgifter som ligger efter i schemat.

Av alla exempel på Gantt-diagram är det inget som kan mäta sig med hybriddiagrammet när det gäller att visa Gantt-diagrammens mångsidighet.

I föregående exempel på ett hybriddiagram såg vi hur Gantt-diagram kan användas för att förenkla kontinuerlig kortsiktig planering. Nu ska vi titta på hur du kan bygga ett hybriddiagram som innehåller samma planeringsmetod med rullande vågor, men över en längre tidslinje.

Det här är en skärmdump av ett Gantt-diagram för produktutveckling. Projektet har planerats för hela året, men titta nu hur arbetet delas upp i kvartalsvisa iterationer. Teamen planerar och levererar arbete från månad till månad, och intressenterna får ett utökat diagram som ger en helhetsbild av projektet, tillsammans med milstolpar som hjälper dem att följa projektets framsteg.

Viktiga fördelar med att köra ett hybrid-Gantt-diagram:

• Tillhandahållande av konventionellt ledarskap med information de är nöjda med, som konkreta datum och viktiga milstolpar
• Arbetet planeras, utförs och slutförs månad för månad
• Att ha allt visualiserat på Gantt-diagrammet ger en tydlig bild av hur sprintcykeln ser ut från ett år till ett annat

Sammantaget är Gantt-scemaläggning i kombination med Agile planering ett jättebra sätt att inspirera team att ta befälet över sitt arbete och samtidigt hållas på samma linje som ledningen under hela projektets gång.

Nästa exempel på Gantt-diagram är den här programhanteringsplanen.

Programchefer har inte samma ansvarsområden som projektledare. I stället för att direkt driva ett projekt från början till slut övervakar programchefer en mängd projekt.

Programhanterare och projektledare ansvarar båda för initiativ som hjälper deras organisationer att uppnå sina strategiska mål, men programhanterare ser den större bilden. De planerar och följer upp flera projekt som måste slutföras för att organisationens mål ska uppnås. Det är därför programhanteringsdiagram ser något annorlunda ut än exempel på Gantt-diagram för Agile- och vattenfallsprojekt.

Ett effektivt Gantt-diagram för programhantering bör:

• Ge en överblick över varje projekt som ingår i programmet
• Visa viktiga datum, milstolpar och tidslinjer för varje projekt
• Visa tillräckligt med detaljer för att övervaka programmets status, men inte vara alltför komplext och överfullt av irrelevant information

Den här typen av Gantt-diagram används också för att kommunicera statusuppdateringar till intressenterna. Chefer och intressenter kan använda diagrammet för att se om programmet är på rätt spår och håller sig till budget och omfattning genom att titta på Red Amber Green (RAG)-statusen. I diagrammet ovan ser vi att:

• Ommärkning av produkten och gated produktutveckling går smidigt
• IT-upphandlingsinitiativet har potentiella problem som kan behöva åtgärdas i framtiden
• Tjänster för implementering av programvara har problem som teamen måste lösa för att kunna slutföra och lyckas med projektet

Du kan också välja vilka KPI:er du vill spåra på Gantt-diagrammet för produkthantering. Populära KPI:er är till exempel:

• Avkastning på investeringar
• Tid till marknaden
• Resursutnyttjande

Det finns ett brett utbud av användbara KPI:er för programhanterare som gör det enklare att mäta projektens resultat och framgång, och sedan kommunicera den framgången till berörda intressenter.

Projektledning är hårt arbete. Om du leder stora, komplexa projekt, så är många av dina uppgifter beroende av annat arbete.

Många av exemplen på Gantt-diagram i den här artikeln har använt vattenfallsmeteoden som kräver att arbete slutförs i sekventiell ordning. Med Gantt-diagram kan du skapa beroenden så att du och dina team kan se vilka kopplingar varje uppgift har.

Bilden ovan visar ett projekt med beroenden som är kartlagda i Gantt-diagrammet. De visas i diagrammet som en pil som kopplar samman uppgifter. De beroenden som visas i det här diagrammet är slut-till-start-beroenden, vilket innebär att uppgift A måste slutföras innan uppgift B kan börja.

Det finns tre uppgifter i början av Gantt-diagrammet ovan:

1. Workshop
2. Presentationsworkshop
3. Skapa nytt varumärkeskoncept

Lägg märke till hur varje uppgift är kopplad till föregående uppgift. Det betyder att "Workshop" måste slutföras innan ett team kan börja med "Presentation av workshop" och "Presentation av workshop" måste slutföras innan teamet kan påbörja "Skapa ett nytt varumärkeskoncept".

Beroenden är en visuell indikator på vilka kopplingar arbetet inom ditt projekt har. Det här projektet (och liknande vattenfallsprojekt) är enkelt, men det kan vara svårt att hålla reda på beroenden utan hjälp av ett Gantt-diagram.

En anledning till det är att det finns andra beroendetyper utöver slut-till-start-beroenden. Vissa kräver att du påbörjar två uppgifter samtidigt, andra kräver att du avslutar arbete samtidigt och så vidare. Utan ett visuellt projektledningsverktyg som Gantt-diagram som kan kartlägga de här beroendena blir det nästan omöjligt att hålla reda på dina beroenden om du hanterar ett komplext eller långsiktigt projekt.

Nu när vi har pratat om beroenden ska vi titta på ett grind-Gantt-diagram som använder flera milstolpar.

Liksom många av de andra Gantt-diagrammen i den här artikeln använder det här projektet vattenfallsmetoden. Arbete slutförs i sekventiell ordning och varje uppgift är beroende av det föregående uppdraget. Det finns dock en sak som skiljer det här diagrammet från de andra Gantt-diagrammen vi har tagit upp – milstolparna.

Gantt-diagrammet med många milstolpar har en milstolpe efter varje uppgift. Varje milstolpe fungerar som sin egen grind, vilket innebär en stoppunkt. I den här typen av projekt måste arbetet granskas av ledningen eller en exekutiv sponsor och godkännas innan teamet kan gå vidare till nästa steg.

Den här typen av projekt tillåter inga avvikelser från den ursprungliga planen. Teamen är framför allt intresserade av att nå nästa milstolpe. Projektet stannar upp varje gång teamen når en milstolpe och det går inte framåt förrän de är godkända för att passera genom grinden.

Produktfärdplanen skiljer sig från de andra exemplen på Gantt-diagram som vi har tagit upp. Färdplanen anses vara en underkategori av Gantt-diagram och ger en helhetssyn på programmet.

Med Gantt-diagram delas arbetet upp i specifika faser med förälder-barn-relationer och strukturerade deadlines. Färdplaner ger dig å andra sidan en överblick över ditt projekt och allt du vill uppnå under en längre tidsperiod. Färdplaner ger dig:

• En övergripande uppfattning om företagets strategiska mål
• En allmän tidslinje för att uppnå dessa mål
• Förståelse för hela programmet, förutom de invecklade detaljerna

Med färdplaner knyts arbetet samman i paket, och varje paket har flera initiativ. På bilden ovan, till exempel, består NBA All-Star Sneaker Line-paketet av tre aktiviteter:

1. Produktfrysning
2. Organisationen är redo
3. Lansering

Lägg märke till att aktiviteterna inte är lika specifika som uppgifterna i ett Gantt-diagram. Det beror på att färdplaner används för att ge ett större övergripande perspektiv. De visar hela bilden av ett eller flera program, liksom flera projekt inom dessa program.

Tänk också på att färdplaner inte ska innehålla hårda deadlines. De är utformade för att vara flexibla och kan ändras över tid beroende på interna och externa faktorer.

Alla exempel på Gantt-diagram som tas upp i den här artikeln har varit onlinediagram. Du kanske har hört talas om projektledare som använder Excel för att skapa och hantera sina Gantt-diagram. Det går att göra ett diagram på ett kalkylblad, men det är några saker man bör tänka på innan man hanterar sina projekt i Excel.

Först och främst kan Gantt-diagram användas i Excel. Och ja, de kan fungera effektivt.

Med det sagt är Excel inte utformat specifikt för projektledning, vilket innebär att Gantt-diagram lätt kan bli röriga och svårlästa. Dessutom tenderar vissa projektledare att överutveckla Exceldiagram, vilket leder till överplanering och röriga diagram med onödig information. Detta ökar förvirringen och kan göra ett enkelt Gantt-diagram till en förskräcklig röra.

Dessutom är inte Excel en Software as a Service-produkt, som Gantt-diagram online. Du och dina team skulle kunna använda olika versioner av samma Gantt-diagram, vilket skulle innebära att vissa personer arbetar med föråldrad information.

Med Gantt-diagram online lagras dina projektdata centralt i molnet. Diagrammen uppdateras i realtid, så alla parter har tillgång till samma uppdaterade information varje gång de ser sitt diagram.

Är du redo att själv uppleva fördelarna med Gantt-diagram? Registrera dig för Projectplace 30-dagars gratis provperiod och bygg dina egna diagram som förstärker samarbetet och gör att du kan hantera ditt arbete mer effektivt.