Hur man använder ett Gantt-diagram online

Gantt-diagram online är dock lite annorlunda än de fristående lösningarna som användes för flera år sedan. I stället för att spara information till din hårddisk fungerar de i molnet och uppdateras kontinuerligt när ändringar görs.

Detta betyder inte bara att alla som är inblandade i ett projekt har tillgång till samma uppdaterade diagram, utan också att Gantt-diagrammet automatiskt uppdateras varje gång ett team slutför en uppgift. Detta ger extra transparens i arbetsflödet, samtidigt som du får möjlighet att mäta framstegen i realtid. Sedan kan du använda den informationen som hjälp att planera framtida projekt mer exakt.

Om du har letat efter ett projektledningsverktyg som kan ersätta dina kalkylblad eller din Gantt-diagramprogramvara, så är den här artikeln något för dig. Vi ska titta på hur du kan använda ett Gantt-diagram online för att förbättra dina projektledningskunskaper och skapa en god samarbetsmiljö.

I vår tidigare artikel talade vi om hur Gantt-diagram ger projektledare bättre synlighet i arbetsbelastningen. Men det är bara toppen av isberget. Förutom att du får en visuell tidslinje över dina projekt och uppgifter finns en lång rad andra fördelar med att använda ett Gantt-diagram online.

Här kommer några andra exempel på hur användning av Gantt-diagram online kan hjälpa dig och dina team:

• Du kan ställa in viktiga projektmilstolpar: En bra Gantt-diagramlösning online bör låta dig använda milstolpar för att definiera slutfaser inom ditt projekt. Milstolpar identifieras ofta som en diamantform och kan användas för att dela upp ditt projekt i etapper (som högprioriterade uppgifter eller viktiga kontrollpunkter) och följa vad dina team åstadkommer.
• Med hjälp av ett Gantt-diagram online förbättras samarbetet. När du och dina team har vant er vid att använda ett Gantt-diagram kommer det att bli er arbetsyta för smidigt samarbete. Ett onlinediagram fungerar som ett levande projektschema, där ledningen och teamen kan dela information som viktiga dokument, se uppdaterade projektdata och kommunicera om frågor som är relaterade till projektet – allt från en plattform.
• Det hjälper dig att jämföra dina planer med faktiska framsteg: med ett Gantt-diagram kan du mäta projektförloppet och hur lång tid det tog för teamen att slutföra uppgifterna, och jämföra det med den tiden du hade schemalagt. Ditt Gantt-diagram online bör kunna uppdatera arbetsförloppet i realtid när teamen slutför sitt arbete, vilket gör det lättare att avgöra om dina team ligger före i schemat, halkar efter eller följer tidsplanen.

Ett Gantt-diagram online fungerar som projektets uppdragskontroll. Du kan förvandla det till en plattform som kopplar ihop team, och låta dem se hur deras arbete knyts samman i en helhetsbild.

Välj ett diagram som använder online-samarbetsverktyg som eliminerar behovet av att team förlitar sig på flera applikationer. I stället för att använda e-post och kalendrar för att följa projekt kan du och dina team kommunicera och hålla koll på projektets tidslinje utan att gå ut ur Gantt-diagrammet.

När man tänker på kommunikationsverktyg är Gantt-diagrammet vanligtvis inte det första verktyg man kommer på. Även om det inte fungerar på samma sätt som en e-post- eller livechattplattform är Gantt-diagrammet ett viktigt kommunikationsverktyg. Dess främsta syfte är ändå att visuellt kommunicera flera aspekter på ditt projekt, som till exempel:

• Projektets tidslinje och deadline för uppgifter
• Projektets framsteg
• Hur uppgifter kopplas samman med beroenden

Med andra ord fungerar ett Gantt-diagram som ett nav som kommunicerar all information som är relaterad till projektet. God kommunikation är avgörande. Dålig (eller ingen) kommunikation är huvudskälet till att projekt misslyckas, och Gantt-diagram kan hjälpa dig att riva ner kommunikationsbarriärer. Vi ska titta på några sätt för dig och dina team förbättra kommunikationen med hjälp av ett Gantt-diagram.

Delbarhet håller alla i loopen

God kommunikation börjar med att du skapar ditt Gantt-diagram online och delar det. Troligen är du inte den enda som planerar projektet, så du måste samarbeta med team, klienter, verkställande intressenter och alla andra inblandade.

Lyckligtvis är detta enkelt med ett Gantt-diagram. Lägg bara till dina medarbetare i diagrammet så att de kan hjälpa dig att planera och rita ut projektet. Om du arbetar med externa medarbetare vill du ha en Gantt-plattform där du kan bjuda in dem med en länk.

Att hålla data organiserade

Gantt-diagram kan vara utformade för att kommunicera data enklare, men den informationen kan lätt bli kaotisk om man låter den bli det. Ju mer data du lägger till i diagrammet, desto svårare kan det bli för dig och dina team att hänga med.

När du väljer ett Gantt-diagram online, välj då en plattform där du kan färgkoda uppgifterna. Överväg att införa ett system som till exempel:

• Grönt för slutförda uppgifter
• Rött för försenade uppgifter
• Blått för pågående uppgifter som inte är försenade

Du kan också tilldela färger baserat på team.

Även snyggt organiserade tavlor kan bli alltför fulltecknade om det är mycket information på en sida. Detta kan leda till kommunikationsproblem som kan påverka projektets resultat negativt. Du kan mildra detta genom att använda en filterfunktion för att tillfälligt dölja irrelevant information från diagrammet utan att påverka data för andra medarbetare.

Att utnyttja kommunikation i realtid

Många projektledningslösningar där du kan skapa ett Gantt-diagram online innehåller också inbyggda kommunikationsfunktioner som kommentarer och livechatt. Den här typen av plattform hjälper till att ta bort kommunikationsbarriären mellan team och projektledare.

Du och dina team kan se viktig projektdata samtidigt som ni kommunicerar om uppdateringar och förändringar i projektet. Detta förvandlar effektivt ditt Gantt-diagram till ett centralt arbetsnav där planering och samarbete sker på samma sida, utan behov av flera tredjepartsapplikationer.

Det kan vara särskilt utmanande att arbeta med virtuella team. Man måste ha en öppen kommunikationskanal mellan sig och sina team. Utan god kommunikation kan man få problem som missade deadlines, team som arbetar i silos och dåligt anpassade projekt.

Om du fortfarande använder kalkylblad och e-postmeddelanden för att samarbeta med virtuella team, så arbetar du inte så effektivt som du borde. Att byta till ett Gantt-diagram online kan hjälpa dig att hålla koll på arbete och resurser mycket mer effektivt, och samtidigt underlätta för dig att övervaka deadlines, arbetsförlopp och resurser då projekten går framåt.

Vi ska nu titta på hur du kan använda ett Gantt-diagram för att optimera arbetet och förbättra samarbetet med virtuella team.

Undvik att överanstränga dina team

I regel producerar inte överarbetade team det bästa arbetet. De känner sig ofta stressade och överbelastade, vilket kan leda till större mänskliga fel. När du inte arbetar med team varje dag i en kontorsmiljö är det svårare att se om dina anställda är överbelastade.

Gantt-diagram gör att du kan hålla koll på din viktigaste resurs – dina anställda.

Du får en visuell återgivning av varje anställds eller teams tilldelade uppgifter och deadlines.

Ditt Gantt-diagram kan till och med visa dig en anställds eller ett teams tilldelade uppgifter över två eller flera projekt. Detta gör det enklare att upptäcka när resurserna sprids ut för tunt, liksom att fatta informerade beslut när man planerar och schemalägger framtida projekt.

Länkberoenden

En av de största skillnaderna mellan Gantt-diagram och en enkel projektkalender är att man kan koppla beroenden mellan uppgifter. Ditt projekt kan vara mer komplicerat än en rad milstolpar som måste slutföras.

Det är troligt att du har uppgifter som inte kan påbörjas förrän en annan uppgift har påbörjats eller slutförts. Dessa sammankopplade uppgifter kallas beroenden, och de kan kartläggas i ditt Gantt-diagram.

Att ställa in beroenden är ett viktigt steg när man upprättar ett Gantt-diagram online. Det är viktigt för dig och dina team att ha en god förståelse för arbetssekvensen och hur uppgifter interagerar med varandra.

Lyckligtvis är processen med att länka beroenden snabb och intuitiv med de flesta Gantt-verktyg online. Du får ofta möjlighet att definiera beroenden när du skapar en ny uppgift eller redigerar en befintlig.

Att kartlägga beroenden i ett Gantt-diagram gör det också enklare att hitta ditt projekts kritiska linje. Den kritiska linjen är den längsta strängen av beroende uppgifter inom tidslinjen för projektet.

Bakslag i den här delen av projektet kan sakta ner det avsevärt, eftersom arbetet måste utföras som en dominoeffekt. Då vill du kunna övervaka arbetet som slutförs inom den kritiska vägen, så att du kan fånga upp flaskhalsar innan de växer till större problem som gör att projektet spårar ur.

Att använda ett Gantt-diagram kan hjälpa dig att återhämta dig från flera problem som du kan stöta på i ett projekt, däribland:

• Att förlora kontrollen över hur projektet framskrider
• Att projektdata hålls instängda i avdelningssilos
• Att man glömmer att ansluta vissa uppgiftsberoenden
• Att man misslyckas med att få med viktig information under projektets startmöte

Men alla Gantt-diagram är inte likadana. Vissa är alltför simplistiska och misslyckas med att förstärka distanssamarbetet, och andra kan vara för svåra att navigera i eller för långsamma för att synkronisera med flera datorer och enheter.

Hur kan du hitta det bästa Gantt-diagrammet online för dig och dina team när det finns så många plattformar att välja bland?

I stället för att köpa ett fristående Gantt-diagramprogram kan du överväga en molnbaserad projektledningsplattform där du kan skapa och hantera Gantt-diagram online. Detta ger fördelarna med att använda ett Gantt-diagram, exempelvis förbättrad projektplanering och -spårning, och dessutom åtkomst till andra verktyg som hjälper dig och ditt team att arbeta mer effektivt.

Nedan följer några funktioner att leta efter när du undersöker olika onlineverktyg för Gantt-diagram:

• Möjlighet att upprätta en arbetsfördelningsstruktur: Välj ett Gantt-diagram som innehåller funktioner som inställning av viktiga milstolpar, start- och slutdatum för projekt och uppgifter samt möjlighet att definiera beroenden. Även om det här är standardfunktioner i Gantt-diagram, se till att du kan ställa in planer på hög nivå och skapa planer på detaljnivå.
• Tillgång till ett brett utbud av mallar: Gantt-diagram kan användas i nästan alla typer av projekt i alla typer av branscher. Att ha tillgång till mallar innebär att du snabbt kan upprätta ett diagram för alla avdelningar inom din organisation.
• Ett interaktivt och intuitivt gränssnitt: Att snabbt kunna anpassa sig till förändring är en viktig del av att vara projektledare. Välj ett Gantt-diagram online som erbjuder dra-och-släpp-Ganttstaplar och andra interaktiva funktioner som gör det lättare för dig att uppdatera diagrammet på ett ögonblick.
• Omfattande samarbetsverktyg: Samarbetsverktyg är viktiga för alla, men de är ett måste om du hanterar team som sitter på olika platser. Välj en plattform där du kan skapa och dela Gantt-diagrammet online, samtidigt som det finns centraliserad dokumentlagring för viktiga projektfiler, en chattfunktion för kommunikation om projektrelaterade frågor och integrationer som stöder populära arbetsplatsverktyg.
• Andra projektledningsverktyg: Det finns flera andra projektledningsverktyg du kan använda vid sidan av ditt Gantt-diagram för att stärka dina team ytterligare.
• Djupgående rapportering och prognoser: Välj en projektledningslösning som ger detaljerad rapportering så att du korrekt kan förutsäga tid och budget för framtida projekt, prognosticera flaskhalsar och hålla ett vakande öga på resurserna och hur arbetet med uppgifterna fortskrider.

Gantt-diagram är ett kraftfullt verktyg som belyser ditt projekts planerade framsteg och jämför dem med de faktiska framsteg teamen gör. Genom att ge extra synlighet till ditt arbetsflöde gör Gantt-diagrammen det enklare för dig att övervaka resurser och planera projekt med större noggrannhet.

Nu när vi har pratat om fördelarna med att använda Gantt-diagram online, är du då redo att komma i gång? Teckna Projectplace fullt fungerande 30 dagars provperiod och se själv hur användandet av ett Gantt-diagram vid sidan av andra innovativa projektledningsverktyg kan förbättra sättet du och dina team arbetar på.