Kanban-exempel

Kanban är ett intuitivt sätt att organisera ditt arbete som hjälper dig att få mer gjort snabbare. När du väl har lärt dig de grundläggande begreppen i Kanban kanske du inser att du oavsiktligen har skapat dina egna Kanban-exempel genom att hantera en process i ditt eget liv eller arbete. Om du någonsin har använt klisterlappar för saker som ska göras och sedan flyttat dem till "klart" när de var färdiga, så har du använt en grundläggande form av Kanban.

Om du vill prova följande Kanban-exempel med ditt team, så rekommenderar vi att du läser Kanban-färdplanen, som innehåller fem åtgärder som kan hjälpa dig att komma i gång. När du har slutfört övningarna i färdplanen har du en Kanban-tavla som du kan börja använda för experiment och för att förbättra teamets arbetsflöde.

Innan vi diskuterar Kanban-exempel ska vi gå igenom de grundläggande delarna i Kanban:

• Arbetsposter motsvaras av kort (du kan se dem som klisterlappar)
• Processtegen motsvaras av vertikala fält (som ofta representerar någon version av Att göra, Pågående och Klart) på en Kanban-tavla
• En Kanban-tavla motsvarar vanligen en individ, ett team eller organisatorisk process från början till slut
• Korten på Kanban-tavlor rör sig från vänster till höger, och "Klart"-fältet brukar vara längst till höger
• Det första fältet (längst till vänster) motsvarar vanligen inneliggande order. Det är hit nya förfrågningar kommer innan de får en prioritering av individen /teamet / organisationen

Innan du börjar kan det vara bra att definiera exakt vad du försöker uppnå med din första Kanban-tavla. Försöker du:

• Öka insynen i status?
• Delegera arbete i teamet på ett mer balanserat sätt?
• Koppla samman arbetsposter över hela tavlan?

Här följer tre Kanban-exempel som visar hur du kan bygga din Kanban-tavla för att uppnå de målen.

Ponera att du är projektledare och ansvarig för att leda arbetet i ett team med tio programvaruutvecklare. Du tillbringar det mesta av din tid med att flytta mellan dina medarbetares skrivbord och fråga efter statusuppdateringar eller med att skicka Slack-meddelanden till anställda på distans för att samla in deras statusinformation.

Du har försökt få alla att skicka dig en dagsrapport i slutet av dagen, men det kräver fortfarande att du konsoliderar information som kanske eller kanske inte är korrekt längre, och ofta går teammedlemmarna hem utan att ha skickat sina rapporter.

I stället för att be om statusrapporter behöver du ett sätt att se var allt befinner sig på en gång. Det bästa skulle vara om teammedlemmarna kunde uppdatera projektstatusen själva, så att du kan lägga mer till på att lägga till mervärde i projekten.

Du beslutar att använda en Kanban-tavla för att hantera arbetet. För att komma i gång avsätter du några timmar för att genomföra övningarna i Kanban-färdplanen tillsammans med ditt team.

I slutet av passet har ni en grundläggande processkarta (dvs. benen på din Kanban-tavla), och ni har övat på att använda tavlan till några få provexempel på arbete. Som team har ni fastslagit att er process ser ut så här:

Inneliggande order – Nästkommande – Samla krav – Utformning – Kodning – Testning – Användning – Klart

Här kommer det första av våra Kanban-exempel in. Du skapar en Kanban-tavla som återspeglar din process. Därefter börjar du lägga till kort till tavlan. Vart och ett motsvarar ett arbete som antingen pågår eller snart ska börja. Du placerar korten i deras respektive fält och ber teammedlemmarna att tilldela sig alla kort som de för närvarande arbetar med.

I många virtuella Kanban-verktyg innebär att tilldela sig ett kort att ens bild hamnar på framsidan av kortet, vilket gör det lätt att se vilket arbete man är ansvarig för. Många verktyg låter dig också filtrera tavlan efter korttilldelning, så att man snabbt får en känsla för vilka kort som har tilldelats dig utan att du behöver ta dig igenom alla de andra korten på teamets tavla.

När teamet har gått för dagen sitter du ensam med det första av tavlans Kanban-exempel. Du upptäcker några områden med förbättringspotential, till exempel:

• Det verkar byggas upp arbete i testfältet. Du bestämmer dig för att fråga laget varför de tror att det är så i morgon.
• Det finns en person som har tilldelats sju kort, men de flesta har bara tilldelats två eller tre kort. Du bestämmer dig för att prata med teamet i morgon för att besluta hur den personen kan få en lättare arbetsbörda.

Och så slår det dig: Äntligen har du den synlighet du behöver för att tillföra verkligt mervärde till teamet! Till och med det här första "utkastet" till en Kanban-tavla och bara ett slutfört Kanban-exempel har du redan mycket bättre känsla för var arbetet befinner sig och var du kan gripa in för att hjälpa ditt team att fungera mer effektivt. Operation Synlighet är en stor succé!

Du är glad över hur mycket fritid du kommer att få nu när du inte behöver lägga så mycket tid på att jaga efter statusinformation.

I vårt andra Kanban-exemplet ska vi föreställa oss att du är chef för innehållsmarknadsföring vid en företagsorganisation. Du leder ett stort team bestående av innehållsförfattare, innehållsstrateger som också leder skapande och redigering av filmer, en kreativ chef och flera grafiska formgivare.

Ditt team arbetar snabbt för att skapa och släppa högkvalitativt innehåll, och producerar fyra eller fem högkvalitativa blogginlägg, webbsidor eller infographics per vecka. Som teamets chef kan det vara svårt att hålla koll på vilket arbete som pågår och säkerställa att arbetet som görs är anpassat till ett av dina högnivåmål.

Ditt team blir ofta förvirrat gällande vem som arbetar med vad, så det slutar ofta med dubbelt arbete. Exempelvis råkar din videoskapare och grafiska formgivare ofta trampa varandra på tårna.

Du försöker kommunicera de specifika kraven för varje arbete till ditt team, men eftersom teamet arbetar så snabbt, så måste arbetet ofta göras om eftersom det inte uppfyller kraven.

Som team vill ni göra ett mer avsiktligt arbete och knyta varje del av det till ett av organisationens specifika mål.

Ni vill:

• Främja en arbetsmiljö med mer samarbete och mer effektiv kommunikation
• Känna er mer samordnade i arbetet
• Slösa mindre tid på att trampa varandra på tårna

Du bestämmer dig för att börja använda en Kanban-tavla för att hantera allt skapande av innehåll. Ni utformar er tavla som ett team, med Kanban-exempel som ni har sett som vägledning, och så skapar du, chefen, kort för varje innehållspost som behövs för nästa månad.

Varje kort innehåller ämnet, krav på innehållsposten och det specifika målet med varje post. Du lägger dessa kort i inneliggande ordrar.

I teamet diskuterar ni teamets policyer för att använda tavlan. Ni bestämmer att:

• Teamet är kollektivt ansvarigt för allt arbete på tavlan.
• Teammedlemmarna är ansvariga för att tilldela sig själva kort, såvida inte du (chefen) vill tilldela en viss post specifikt till en viss person.
• Teammedlemmarna bör bara tilldelas två aktiva kort åt gången.
• Allt ni arbetar med bör vara synligt på tavlan.

Efter två veckor inser du att det har gått två veckor sedan det blev dubbelt arbete eller någon i teamet måste göra om en arbetsuppgift. Att ni systematiskt har lagt till alla krav och mål inom varje post till varje kort har hjälpt alla att hålla sig anpassade till arbetet.

Att helt enkelt se allt aktuellt arbete i ett delat samarbetsutrymme har gjort att teamet arbetar mer effektivt tillsammans.

Ni har lyckats gå från att skapa fyra eller fem innehållsposter i veckan till sex eller sju, samtidigt som ni bibehåller en exceptionellt hög kvalitet på skrivande och design. Innehållet ditt team skapar har inte bara varit av hög kvalitet, utan även målorienterat och skapat för att uppfylla ett specifikt behov i er övergripande innehållsstrategi.

I det tredje Kanban-exemplet föreställer vi oss att du är försäljningschef på ett stort teknikföretag. Din VD har uppmanat alla avdelningar att upprätta några OKR:er för nästa kvartal – stora mål och viktiga resultat som ditt team kommer att arbeta för att uppnå.

Inom varje OKR finns det många mindre projekt och uppgifter. Du måste hitta ett sätt att:

• Dela upp allt arbete i dessa större initiativ i mindre, mer hanterbara projekt
• Delegera dem till enskilda team
• Låt teamen dela upp arbetet ytterligare i uppgifter efter behov

Du måste ha ett snabbt sätt att kontrollera status på ditt initiativ.

Du vill också kunna titta på alla kort som är involverade i en specifik OKR, så att du kan se exakt vad dina team arbetar med och leta efter tecken på omfattningskrypning. Det är här vårt tredje Kanban-exempel kommer in.

Du vet att ditt virtuella Kanban-verktyg gör att du kan koppla samman kort från flera tavlor, så du beslutar att skapa en "OKR"-tavla, och skapar sedan ett kort för varje OKR. Du använder varje kort som ett "föräldrakort", och dina team skapar "barnkort" på sina tavlor som hänför sig till föräldrakorten. De använder deluppgifter inom varje kort för att hålla reda på arbetet på en mer detaljerad nivå.

När teamen slutför barnkorten på sin tavla kan du se framstegen på föräldrakortet. Du kan till exempel se att 47 av 58 kort är klara. På din OKR-tavla kan du borra ner för att se de 11 kvarvarande korten och se om något av dem är blockerat eller har spårat ur på något sätt.

Detta Kanban-exempel illustrerar hur du kan få insyn i hela bilden och få veta hur ditt initiativ utvecklas, med möjlighet att se exakt vad dina team gör som en del av det initiativet. I slutet av kvartalet kan du lugnt rapportera till VD att du har slutfört fyra av dina fem OKR enligt schema och är på väg att leverera det femte i början av nästa kvartal.

Att använda Kanban för att hantera arbete kan hjälpa individer, team och hela företag att kommunicera och samarbeta mer effektivt. Det kan ge chefer insyn i projektstatus och vem som arbetar med vad, samtidigt som alla får ett användbart, intuitivt verktyg för att hantera arbetet.

För att se fler Kanban-exempel för specifika typer av team rekommenderar vi att du tittar på den här artikeln.