Kanban-systemet: Maximera tiden och förbättra effektiviteten

Därför ska du överväga att införa ett Kanban-system i ditt team.

När det gäller att se möjligheter till förbättring som att använda ett Kanban-system, så är dina upptagna teammedlemmar bland de människor som kan ge mest insikt.

Men det kanske inte verkar möjligt att dra dessa personer från deras arbetsuppgifter och få deras input. För vem ska göra jobbet medan teamet brainstormar och inför förbättringar?

Det blir ett olyckligt moment 22 som många team hamnar i: Eftersom de är så upptagna med att göra förbättringar blir saker som skulle kunna göra dem mindre upptagna inte klara. På så sätt fortsätter ineffektivitetscykeln.

För att övervinna utmaningarna med att ha för mycket arbete och inte tillräckligt med tid för att ta ett steg tillbaka har många team funnit att ett Kanban-system är en bra utgångspunkt.

Ett Kanban-system erbjuder ett systematiskt angreppssätt för att identifiera möjligheter att förbättra effektiviteten genom att spåra och hantera arbete visuellt.

Kanban är inte ett separat förbättringsfokuserat initiativ som drar medarbetarna bort från deras "egentliga" arbete. Det är ett systematiskt angreppssätt för att spåra och hantera ett teams arbete som om det används korrekt naturligtvis belyser möjligheter till förbättring. När teamen identifierar dessa möjligheter kan de implementera lösningar och spåra sina framsteg på samma Kanban-tavla.

Med ett Kanban-system kan "göra jobbet" och "förbättra hur vi jobbar" utföras samtidigt – vilket hjälper teamen att ta till sig det kontinuerliga i kontinuerlig förbättring.

Det kanske kommer som en överraskning att Kanban inte alltid har inbegripit virtuella tavlor och kort. Kanban har sitt ursprung på verkstadsgolven hos den japanska biltillverkaren Toyota.

Toyotas ingenjörer undersökte hur de kunde minska slöseriet och öka effektiviteten i sina tillverkningsprocesser. De fann vad de sökte på en oväntad plats: Den lokala livsmedelsbutiken.

Livsmedelsbutiker använder visuella ledtrådar för att styra lagerhanteringen — de beställer fler produkter när lagermängden understiger en viss tröskel. Butikerna använde fysiska kort för att ange när nivåerna var låga.

Tänk dig en rad av en viss typ av kex på en hylla i en livsmedelsbutik. Ett kort placerades några paket från slutet av raden, vilket signalerade att det var dags att beställa fler av de kexen.

Ingenjörerna på Toyota tog till sig konceptet att beställa material "precis i rätt tid" och utvecklade vad som kom att kallas Kanban, eller Kanban-beställningssystemet.

Ett kort bifogades färdiga produkter. När dessa produkter (i det här fallet bilar) såldes fördes korten till början av linjen, vilket angav att det skulle produceras fler produkter.

Man fäste också kort på råvarorna som användes för produktion. När materialet användes skickades korten längst fram i linjen, vilket angav att mer material skulle beställas.

Det här Kanban-systemet hjälpte Toyota att minska slöseriet drastiskt genom att effektivisera lagerhanteringen. Just-in-time-tillverkning (JIT) och andra Kanban-principer och praxis som kommer därifrån spred sig i fordonstillverkningen och in i andra branscher.

Det Kanban-system vi känner i dag, som inbegriper användning av virtuella tavlor och kort för att spåra arbete när det rör sig genom en process, tog till stor del form under senare delen av förra seklet, när det började användas av programvaruutvecklingsteam.

Till skillnad från tillverkning av fysiska varor är programvaruutveckling inte något påtagligt. Man bearbetar inte råvaror i en produktionslinje för att skapa fysiska föremål. I stället äger programvaruutvecklingsarbetet rum i utvecklarnas huvuden – det är en av många typer av kunskapsarbete.

Programvaruutveckling var en ny typ av arbete som krävde en annan typ av arbetsflöde. Teamen behövde ett sätt att:

• Öva på iterativ utveckling
• Balansera flera olika typer av arbete
• Samordna insatserna över hela teamet

De behövde kunna spåra, mäta och förbättra sina processer på samma plats.

Kanban-systemet som vi känner det i dag kom till som ett ytterst flexibelt, visuellt verktyg som gjorde att programvaruutvecklingsteam kunde hantera sitt arbete på ett sätt som var meningsfullt för deras arbetsflöden.

Sedan dess har Kanban använts av praktiskt taget alla typer av team i alla branscher.

Ett Kanban-system är en struktur för hantering av arbetsflöde som uppmuntrar insyn, öppenhet och ansvarsskyldighet över olika team. Att använda ett Kanban-system kan hjälpa teamen att få en tydligare känsla för:

• De specifika etapperna i deras process
• Hur arbetet flödar (eller snubblar) genom den processen
• Hur arbetsbördan fördelas (eller inte) över teamet
• Var det finns slöseri i processen
• Var det kan finnas möjligheter till effektivisering av processerna
• Hur arbetsposter är relaterade eller kopplade till varandra
• Resultatmätvärden, som till exempel ledtid, cykeltid och annat

För de flesta team har ökad insyn, öppenhet och ansvarsskyldighet möjliggjort högre produktivitets- och effektivitetsnivåer än de trodde var möjligt.

Du kanske känner till Kanban-tavlor och -kort. Men vad exakt menar vi med ett Kanban-system?

Begreppet hänför sig till hur Kanban-tavlor och -kort används av ett team eller en organisation för att visualisera och hantera deras arbete. Ett Kanban-system inkluderar:

• Användning av Kanban-tavlor för att återge befintliga arbetsflöden
• Användning av Kanban-kort för att representera arbetsposter

Ett enda team som använder en enda tavla för att hantera sitt arbete kan utgöra ett Kanban-system. Men en del av kraften i Kanban ligger i dess skalbarhet. Många organisationer skalar upp Kanban över team och avdelningar, vilket skapar hierarkier av sammankopplade tavlor och kort. Det här är också ett Kanban-system.

Sammanfattningsvis är det ett Kanban-system när Kanban-tavlor och -kort används av en grupp individer för att hantera arbete.

Ett bra Kanban-system ger teamen god hjälp för att förstå hur deras tid spenderas. De flesta Kanban-verktygen online ger spårnings- och produktivitetsdata som hjälper människor att enkelt identifiera problemområden.

När teamen väl har en bättre uppfattning om var problemen ligger kan de börja utveckla lösningar på dessa problem. En teammedlem kanske har alldeles för hög arbetsbelastning, och en annan kanske inte har tillräckligt med arbete för att fylla sin dag. I det fallet skulle en chef hjälpa till att delegera uppgifter till teammedlemmar som har större utrymme för mer arbete, och på så sätt minska den överbelastade personens arbetsbörda och röja undan hindret för hela teamet.

Ett Kanban-system kan också hjälpa till att maximera resurserna genom möjligheten att effektivt leverera produkter samtidigt som det kontinuerligt förbättrar processen som krävs för att nå dit. Programvaruutvecklingsteam, redovisningsteam, ekonomiteam och till och med kreativa byråer har börjat använda Kanban-systemet, trots att det saknas betoning på förfallodatum.

Genom att produkterna levereras kontinuerligt får kunden fördelen av att kunna använda produkterna tidigare och möjlighet att göra förändringar baserat på ny information som har blivit tillgänglig sedan den senaste projektfasen inleddes.

Eftersom Kanban-principerna kanske inte passar alla organisationers behov exakt, så använder vissa Lean / Agile-team en kombination av olika metoder och andra metoder som Agile Scrum och Extreme Programming (XP) när de försöker leverera produkter som uppfyller branschkraven och överträffar förväntningarna på den tid det tar att leverera arbete.

Några Scrum- och XP-team följer mer specifika processer som innefattar deras egen uppsättning av projektledningstekniker, men alla teammedlemmar kan ha nytta av att använda en Kanban-tavla för att visuellt kommunicera information som annars är svår att bearbeta, förstå eller behålla.

Visuella data är inte bara lättare att förstå, de möjliggör också ett visst mått av kreativitet och innovation som är nödvändigt för så mycket av det kunskapsarbete som utförs i dag.

Det finns många fördelar med att använda Kanban-systemet som ett sätt att hantera arbete, däribland:

• Flexibilitet
• Fokus på kontinuerlig leverans
• Att minska slöseriet med arbete/slöseriet med tid
• Ökad produktivitet
• Ökad effektivitet
• Teammedlemmarnas förmåga att fokusera

Först och främst är Kanban flexibelt. Det finns inga föreskrivna fasvaraktigheter, och prioriteringarna omvärderas ständigt baserat på den senaste informationen.

En annan fördel med att använda Kanban är fokus på kontinuerlig leverans. Genom att leverera små delar av ett projekt kontinuerligt till kunden har teamen många möjligheter att synkronisera framtida iterationer med de uppdaterade affärskraven. På så sätt kan teamen se till att de levererar exakt det kunden vill ha.

Andra fördelar med att använda Kanban handlar om produktivitet och effektivitet, två begrepp som också har med minskat slöseri att göra. Ett väl utformat Kanban-system hjälper team att identifiera och minska processlöseri i alla dess former.

Tänk på processlöseri som något som inte tillför värde till kunden. Det kan komma i form av:

• Arbete som inte behövs (överskottslager)
• Arbete som inte uppfyller framgångskriterier
• Dubbelt arbete
• Överbearbetning
• Dödtid
• Onödig rörelse
• Administrativt arbete som inte tillför värde till processen
• Den tid som går åt till att göra fel arbete (arbete med mindre värde) i stället för att fokusera på arbete med större värde

När slöseriet elimineras från en process, ett projekt eller ett arbetsflöde går produktiviteten upp, folk kan fokusera mer på det viktiga arbetet och effektiviteten i hur människor hanterar sin tid och hur de utför sitt arbete förbättras.

När arbetet slutligen har omprioriterats ordentligt efter behov och kommuniceras virtuellt med ett Kanban-system eller uppgiftstavla behöver en person inte ifrågasätta vad han/hon ska arbeta med härnäst. I stället drar teammedlemmen nästa Kanban-kort högst upp i högen utan att spendera tid på att överväga vilken uppgift som ska dras härnäst.

Vi ska utforska begreppet "dra" uppgifter mer detaljerat.

Att använda Kanban hjälper teamen att gå från "push"- till "pull"-system. Ett pushsystem är det som uppstår naturligt i team: en person slutför sin del av ett arbete och "knuffar" det sedan vidare till nästa person utan hänsyn till dennes kapacitet. Du kanske har hört talas om detta som att "kasta (arbete) över väggen".

Problemet med att verka i ett pushsystem är att det inte uppmuntrar teamen att faktiskt fungera som ett system. I stället arbetar personalen i funktionella silos – de fyller sina funktioner i stället för att samarbeta tvärfunktionellt, vilket leder till felkommunikation, frustration och förbittring. Det är särskilt lätt att hamna i ett pushsystem när arbetet inte visualiseras, eftersom det är svårt att se problem som flaskhalsar.

När teamen visualiserar sitt arbete i ett Kanban-system kan de börja se hela teamets arbete som ett system.

De kan se var arbetet hopar sig, var det fastnar och var systemet är överbelastat. De är utrustade med synlighet och insikt att börja utöva ett pull-system – där arbetsposter dras in i kön av de personer som gör arbetet när de slutför uppgifter i prioritetsordning.

I stället för att person A skjuter arbetet över en vägg till person B, så arbetar person A och person B tillsammans för att bestämma när de ska påbörja det arbetet. När systemet har kapacitet för att projektet ska börja utför person A sin del, och när person B är redo drar denne det till sitt arbetsbord.

Att använda Kanban för att införa ett pullsystem hjälper till att öka ansvarsskyldigheten, öppenheten och samarbetet mellan teamen – vilket leder till bättre samarbete, mindre slöseri och mer förutsägbar leverans.

Vi rekommenderar att alla team som inför ett Kanban-system gör övningarna i Kanban-färdplanen. Dessa övningar är utformade för att hjälpa teamen definiera sina befintliga processer och kartlägga dem på en Kanban-tavla. Därifrån kan teamen identifiera och implementera möjligheter till förbättring.

Det är också bra att lära sig så mycket man kan om hur man kan anpassa sina Kanban-tavlor och -kort. Att titta på Kanban-exempel från team som liknar ditt kan också ge användbar inspiration.

Det viktigaste att komma ihåg är att ditt Kanban-system bör vara en korrekt återspegling av din faktiska process, eftersom man måste förstå var man befinner sig för att se hur man ska ta sig dit man vill.