Varför ska man använda Kanban-tavlor?

En väldesignad Kanban-tavla kan konsolidera all information i olika verktyg, vilket hjälper dig att spara tid, behålla fokus och få mer gjort.

Fortsätt läsa om varför du ska använda Kanban-tavlor och hur du kan integrera dem i dina befintliga verktyg och processer.

Kanban-tavlor är ett delat utrymme där team och organisationer kan hantera sitt arbete visuellt. genom att utnyttja våra hjärnors inneboende preferens för att ta till sig visuell information hjälper Kanban-tavlor teamen att:

• Se pågående arbete
• Effektivisera processerna
• Låta arbetet flöda från "Att göra" till "Klart"

Kanban-tavlor började först användas av IT-chefer och programvaruutvecklingsteam, och har antagits i stor utsträckning av alla typer av team och organisationer. Kanban-tavlor är särskilt populära bland team som använder Lean och Agile, eftersom de möjliggör den sortens synlighet och transparens som behövs för att uppnå affärsflexibilitet.

Alla team som följer en upprepningsbar process kan använda Kanban-tavlor för att:

• Förtydliga deras process
• Förbättra deras arbetsflöde
• Arbeta mer effektivt

Det finns många fördelar med att använda Kanban-tavlor jämför med traditionella projektledningssystem, däribland:

Låt oss bryta ner vart och ett av dessa skäl till varför du bör använda Kanban-tavlor för att hantera arbetet.

Kanban-tavlor är visuella

Människor är visuella varelser. Det är lättare för oss att processa information med visuellt stöd än utan. Därför är en Kanban-tavla det perfekta verktyget för att hjälpa teamen att omedelbart "se" och förstå varje del av ett projekt.

Med mycket lite sammanhang kan vem som helst titta på ett teams Kanban-tavla och få en känsla för:

• Hur många arbetsobjekt som pågår
• Var vart och ett av dessa arbetsobjekt befinner sig i sin process
• Hur många objekt som har slutförts
• Vilka teammedlemmar som har tilldelats vilka objekt
• Var det kan finnas flaskhalsar i processen
• Om några poster är blockerade
• Om några poster ligger efter sitt planerade förfallodatum

I de flesta organisationer är den här informationen dold – inte avsiktligt, utan för att den inte kommuniceras proaktivt eller öppet – eller visuellt.

Eftersom Kanban-tavlor är visuella behöver inte alla som letar efter information om ett arbete rota igenom en korrespondenstråd för att hitta den information de behöver för att komma i gång med en uppgift.

De som söker uppdateringar behöver inte dechiffrera information på ett enormt kalkylblad för att avgöra huruvida en uppgift eller ett projekt har påbörjats eller slutförts. De behöver inte avbryta sina teammedlemmar för att förstå var de kan bidra till ett projekt.

Om Kanban-tavlor används effektivt blir de en delad sanningskälla där teammedlemmar, ledare och andra intressenter snabbt kan få svar på många frågor om arbete.

Hur man använder Kanban-tavlor

Till skillnad från många projektledningsverktyg som är rigida till sin struktur, så är Kanban-tavlor utformade för att vara flexibla. De är avsedda att anpassas, ändras och upprepas för att uppfylla behoven hos den som använder tavlorna. Syftet med den här flexibiliteten är att låta teamen inte bara återspegla sin process på tavlan utan också förbättra den.

Men det är inte alla virtuella whiteboards med klisterlappar på som är en Kanban-tavla. Det finns några viktiga komponenter som gör en Kanban-tavla så unik:

• Det finns vertikala fält som motsvarar steg i en process
• Det finns kort (tänk klisterlappar) som motsvarar arbetsposter
• Korten rör sig genom processen från vänster till höger

Utöver det är möjligheterna oändliga. Det är upp till individerna eller teamen som använder en tavla att bestämma hur de ska använda den.

• Vertikala fält kan läggas till för att representera specifika steg i processen
• Horisontella simbanor kan läggas till för att representera arbetsflöden som sker samtidigt
• Kortinformation som korttyp och anpassade ikoner kan användas för att kommunicera arbetstyp, arbetsstatus eller annan information som är viktig för teamet
• Processpolicyer kan användas för att uttryckligen definiera hur korten rör sig över tavlan
• WIP-gränser kan implementeras för att proaktivt begränsa hur mycket arbete som pågår vid varje given tidpunkt

Kanban-tavlor möjliggör bättre samarbete

Vanligtvis tillbringar teammedlemmar mycket tid med att samla in, konsolidera och kommunicera information om projektstatus.

Med Kanban-tavlor kommunicerar teamen statusuppdateringar helt enkelt genom att flytta kort på tavlan. Alla i teamet kan titta på tavlan och snabbt förstå var arbetet "befinner sig", utan att behöva avbryta någon annan.

Vare sig teammedlemmarna är på plats eller på distans kan de titta på kortinformationen, kommentarer och annan information på kortet för att förstå precis vad som har gjorts och inte.

Det innebär att konversationerna kan gå utöver det mest grundläggande (vad har vi för mål, vad behöver göras osv.) och gå in på djupare typer av samarbete (hur kan vi bäst ta oss an det här, vilka andra faktorer bör vi överväga osv.).

Kanban-tavlor kan också hjälpa chefer att arbeta med sina team på ett mer meningsfullt sätt. I stället för att tillbringa timmar varje dag på att helt enkelt förstå var arbetet "befinner sig" kan cheferna lägga mer tid och energi på aktiv problemlösning och samarbete med sina team.

Kanban-tavlor förbättrar effektiviteten

Som vi var inne på kan Kanban-tavlor användas inte bara för att visualisera teamets process utan också för att förbättra den. När du visualiserar arbetet kan du också börja se mönster i hur arbetet flödar (eller snubblar) genom processen.

Inom Lean-metoden anses allt som inte ger kunden mervärde vara bortkastat. Att använda Kanban kan hjälpa team att identifiera slöseri i processen. Det kan vara i form av:

• Överproduktion
• Väntande
• Transportation
• Icke värdeskapande bearbetning
• Lager
• Underutnyttjande av personal
• Defekt
• Rörelse

Du kan lära dig mer om dessa typer av slöseri och hur de kan elimineras.

Lärdomar av att använda Kanban-tavlor

Om och om igen har forskning visat att människor får uppgifter utförda mer effektivt när de fokuserar på bara några få uppgifter åt gången. Ju längre din att göra-lista är, desto mindre sannolikt är det att du kommer att slutföra något.

Kanban-tavlor möjliggör fokus genom att de ändlösa (vanligtvis individuella) att göra-listorna förvandlas till kort på en delad tavla. När en ny arbetsförfrågan kommer in kan teammedlemmarna titta på tavlan för att se vilka arbetsposter de redan har förbundit sig till och fatta beslut om hur uppgifter ska prioriteras mot varandra. Det finns en känsla av delat ansvar för att slutföra uppgifter som finns på tavlan, vilket hjälper teamen att leverera arbete som planerat.

Nya arbetsförfrågningar, idéer om nya projekt och andra arbetsposter kan läggas till inneliggande order och granskas metodiskt av teamet.

Kanban-tavlor för team som sitter på olika platser

Ytterligare ett skäl till att använda Kanban-tavlor är att de förenar teamen – vilket är särskilt viktigt i en tid då så många team är utspridda över landet och världen. När alla i ett team visualiserar och kommunicerar deras arbete på en delad Kanban-tavla spelar det ingen roll om ni befinner er i samma rum eller i olika delar av världen.

Genom att kommunicera genom kortkommentarer eller annan kortinformation behöver ni inte arbeta samtidigt eller i samma tidszon för att fortsätta göra framsteg. Ni kan se vad medlemmarna i teamet arbetar med och ha meningsfulla samtal om arbetet de gör, vilket får världen att verka lite mindre.

Även om du tvekar att lära dig "ytterligare ett verktyg", så kan du se varför det kan vara värt besväret att börja använda Kanban-tavlor för att hantera ditt arbete. Kanban-tavlor ger teamen insyn så att de kan:

• Hålla samma linje och behålla fokus
• Samarbeta mer effektivt
• Leverera verkligt värde

Start a AgilePlace trial and see for yourself – it’s free for you and your team for 30 days, with full functionality.