Vad är ett Kanban-kort?

Ett Kanban-kort är en klisterlapp på den tavlan. Varje Kanban-kort, eller klisterlapp, motsvarar en arbetspost.

Men ett Kanban-kort kan innehålla mycket mer information än en enkel klisterlapp – det kan innehålla beskrivningar, bilagor, länkar, kommentarer, kortets historia och mycket mer. Läs vidare för att lära dig de viktigaste delarna i Kanban-kort och hur de kan användas för att hantera arbete.

Kanban betyder "visuell signal" eller "kort" på japanska. Toyota var banbrytande i användningen av fysiska Kanban-kort i slutet av 1940-talet för att signalera steg i tillverkningsprocessen. Kanban-kort användes för att hjälpa till att anpassa produktionen till efterfrågan, med målet att skapa ett "just in time"-system för lagerhantering.

Detta tidiga Kanban-system fungerade lite annorlunda än de Kanban-system vi känner till i dag: ett Kanban-kort fästes på en färdig produkt. När de produkterna såldes flyttades Kanban-korten till början av linjen, vilket signalerade att man kunde bygga en ny produkt.

Kanban-kort fästes också på enskilda material, så att material inte beställdes förrän de behövdes. Att använda Kanban-kort på detta sätt hjälpte biltillverkaren att

• Effektivisera lagerhanteringen
• Förbättra processeffektiviteten
• Minska driftskostnaderna

Sedan starten på Toyota har Kanban-koncepten införts i en rad olika branscher. I datateknikens barndom började programvaruutvecklare använda Kanban-tavlor för att begränsa sitt eget pågående arbete och effektivisera processerna med fysiska whiteboards och klisterlappar för att kartlägga hur arbetet rörde sig genom deras processer.

Sedan dess har Kanban fortsatt att utvecklas och används av team i praktiskt taget alla branscher.

Fysiska whiteboards och klisterlappar har ersatts av virtuella Kanban-verktyg, men de huvudsakliga målen och fördelarna med Kanban är desamma: Att utnyttja kraften i visuell hantering för att förbättra effektiviteten.

Syftet med ett Kanban-kort är att representera en arbetspost och kommunicera dess status när den rör sig genom arbetsflödet.

Ofta spårar team arbete på ett ställe och kommunicerar status på ett annat – Kanban-tavlor gör att team kan kommunicera status samtidigt som de spårar sitt arbete. Genom att helt enkelt flytta ett Kanban-kort från ett steg (vertikal bana) till nästa kan en teammedlem kommunicera till sitt team var den arbetsposten befinner sig i processen, utan ytterligare arbete.

Även om det inte är avsett att ersätta behovet av samtal, kan användning av kort på en Kanban-tavla som teamets centrala informationsnav minska tiden som spenderas på statusmöten, införa fler värdefulla samarbetsmöjligheter och förbättra den totala effektiviteten.

Kanban-kort kan hjälpa team att:

• Få snabb insikt i detaljer om en arbetspost
• Underlätta överlämning mellan teammedlemmar när arbetet fortskrider genom olika steg i teamets process
• Dokumentera och kommunicera viktig information om varje arbetspost
• Registrera viktiga arbetsattribut och mätvärden som teamen kan använda senare för att förbättra sitt arbetsflöde

Det finns några viktiga kännetecken som skiljer ett Kanban-kort från en vanlig klisterlapp:

En fysisk klisterlapp på en whiteboard kan bara innehålla en kort beskrivning av en arbetspost, men ett Kanban-kort i ett virtuellt Kanban-verktyg kan inkludera mycket mer.

I de flesta virtuella Kanban-verktyg har varje Kanban-kort en "framsida" och en "baksida". Framsidan av kortet är den sida som är synlig när man tittar på hela Kanban-tavlan. Den används för att snabbt och kort kommunicera den viktigaste informationen i en arbetspost som är relevant för teamet, som till exempel:

• Ett unikt ID eller titel
• Vem som har tilldelats arbetet
• Förfallodatum
• Arbetstyp (kommuniceras ofta av kortets färg)
• Uppskattad arbetsinsats (kommuniceras genom "T-shirt"-storlekar med siffror eller andra metoder)

Många team använder anpassade ikoner på framsidan av kortet för att kommunicera annan information om kortets status – som till exempel en röd cirkel med ett vitt "X" på för att visa att kortet är blockerat, eller en röd flagga för att ange att den posten har högsta prioritet.

Det är bra att begränsa mängden text som syns på framsidan av Kanban-kortet. Långa beskrivningar och annan text som är relevant för arbetet bör reserveras för kortets baksida. Kortets framsida bör begränsas till information som är relevant för hela teamet: Vad är den här arbetsposten för något och vad behöver teamet veta om den?

På baksidan av Kanban-kortet ska det stå mer detaljerad information som är relevant för dem som utför eller leder arbetet.

Baksidan på ett Kanban-kort kan användas för att lagra mer detaljerad information om ett arbete. Kortets framsida är avsedd att kommunicera information som är relevant för teamet, men kortets baksida är tänkt att lagra uppgifter som är relevanta för dem som utför eller leder arbetet.

Informationen på baksidan av Kanban-kortet kan innehålla:

• Kortbeskrivning – vad exakt ingår i det här arbetet? Vad är målet?
• Projektomfattning – Vad är definitionen av "klart"? Vad ingår i det här arbetet och vad ingår inte?
• Bilagor och länkar – Projektsammanfattningar, mallar, användbara resurser, utkast och viktiga resultat
• Kommentarer / kommentarshistorik – Vad har teammedlemmarna sagt om projektet hittills?
• Deluppgifter – Vilka enskilda uppgifter ingår i slutförandet av det här kortet?

De flesta Kanban-verktyg spårar också kortaktivitet på baksidan av kortet, som när:

• Ett kort flyttas från en fil till en annan
• När ett kort tilldelas eller tilldelningen tas bort från en specifik teammedlem
• När förfallodagen eller annan information om ett kort redigeras

Denna information kan vara till hjälp när någon behöver djupare sammanhang om ett arbetsobjekt.

När ett Kanban-kort rör sig genom processen spårar många Kanban-verktygmätvärden för prestanda, som till exempel:

• Startdatum
• Blockerade dagar
• Slutdatum
• Lead time
• Cykeltid
• Genomströmning

Dessa mätvärden ger värdefull insikt i det övergripande arbetsflödet, vilket är en viktig hälsoindikator för alla Kanban-system. Att förstå hur arbetet flödar eller inte genom en process hjälper inte bara teamen att identifiera flaskhalsar innan de har en betydande påverkan på systemet, utan ger också möjlighet till ständig förbättring.

Korrekt registrering av kortmätvärden hjälper teamen att få ut det mesta av Kanban-systemet.

En annan fördel med att använda virtuella Kanban-tavlor är möjligheten att skapa mallar för Kanban-kort. Detta är användbart för arbete med återkommande uppgifter, eftersom det säkerställer standardprocesser för att slutföra arbete av samma typ och omfattning.

För ett marknadsföringsteam kan följande exempel på återkommande arbete förekomma:

• Reklam för kommande webbinarier
• Lansering av en ny produkt
• Att organisera en tävling på sociala medier

Att skapa en mall för Kanban-kort kan säkerställa att teamet kommer ihåg att utföra alla uppgifter som ingår i det arbetet utan att skapa ett nytt kort från grunden varje gång. När en kortmall har skapats kan teamen helt enkelt duplicera den, redigera information efter behov och påbörja arbete.

När en mall för Kanban-kort skapas minskar övervakningen och omarbetningen eftersom alla teammedlemmar har en tydlig och samstämmig förståelse av vad som ska göras. Om omfattningen av arbetet ändras eller teamet hittar sätt att optimera processerna, så är det enkelt att uppdatera Kanban-kortmallen och på så sätt fånga upp och kommunicera dessa lärdomar.

För repetitivt arbete förbättras processeffektiviteten och genomströmningen av att uppgifter standardiseras med hjälp av Kanban-kortmallar, vilket sparar mycket tid.

Om ett team till exempel arbetar med tre till fyra projekt i veckan och varje projekt har runt sexton uppgifter, så kan användning av en kortmall bespara teamet skapandet av 64 nya kort i veckan. Oavsett om det är fysiskt eller digitalt ger Kanban-kort större insyn i arbetets status och hjälper teammedlemmarna att kommunicera effektivt om arbetsobjekt.

Virtuella Kanban-kort är mycket mer än bara platshållare som motsvarar arbetsobjekt. De innehåller mycket information, sammanhang och insikter – levande register över uppgifter som utvecklas allteftersom arbetsobjekt rör sig genom processen.

Att hantera arbete på virtuella Kanban-kort ger teamen:

• Enkel och jämlik åtkomst för teammedlemmarna, både på plats och på distans
• Automatisk datainsamling som matas in i diagram och tabeller för snabbare dataimplementering
• Lagrad historik under hela kortets livstid
• Ett större utbud av översiktlig information
• Visuella indikatorer och attribut som är lätta att anpassa, och som utvecklas i enlighet med teamets behov

För att ta reda på mer om att hantera arbete med ett Kanban-system rekommenderar vi den här artikeln.