Vad är en Kanban-tavla?

Visuella detaljer visas på ett enda ställe på en Kanban-tavla, vilket minimerar tiden som går åt till att hitta framstegsrapporter eller sitta i statusuppdateringsmöten.

Målet med ett Kanban-system är att begränsa mängden pågående arbete så att arbetet som flödar genom systemet motsvarar kapaciteten. Med andra ord kan ett system bara hantera begränsade mängder trafik och samtidigt ha ett smidigt flöde genom etapperna i processen.

En mer avancerad Kanban-tavla kan också innehålla information som hjälper till att aktivt hantera hur arbetet flödar genom tavlan, till exempel processpolicyer.

Att komma i gång med Kanban kräver inte en organisationsövergripande översyn. Det kan börja med att ett enda team vill förbättra synligheten och få kontroll över sitt arbetsflöde, och växa därifrån.

De grundläggande elementen på en Kanban-tavla är följande:

• Fält som motsvarar definierade steg i processen
• Kort som motsvarar arbetsposter som rör sig genom processen

Kanban-system är enkla i sin utformning och flexibla till sin natur. Genom att helt enkelt definiera processtegen i fält och dokumentera dina arbetsposter med kort kan du börja dra nytta av fördelarna med Kanban.

Fält på en Kanban-tavla

Fälten på en Kanban-tavla motsvarar stegen i din process. Varje vertikalt fält ska återspegla ett specifikt steg i din process och flyttas sekventiellt från vänster till höger: Från "Att göra" (längst till vänster) till "Pågående" till "Klart (längst till höger).

Givetvis är processerna som kunskapsarbete oftast följer lite mer komplexa än bara "Att göra", "Pågående" och "Klart". Det finns förmodligen flera underkategorier inom vart och ett av de tre bredare fälten.

Inom "Att göra" kan det finnas:

• "Att göra – utan prioritet"
• "Att göra – prioriterat"

Inom "Pågående" kan det finnas:

• Plan
• Utveckla
• Testa
• Lansering

Inom "Klart" kan det finnas:

• Klart – väntar på slutligt godkännande
• Klart – Klart

Du kan utforma din Kanban-tavla så att den återspeglar vart och ett av dessa steg:

Att göra – utan prioritering > Att göra – prioriterat > Planera > Utveckla > Testa > Lansera > Klart (väntar på godkännande) > Klart – Klart

Horisontella fält, som ibland kallas simbanor, kan användas för att representera processer som inträffar samtidigt inom ett team eller en organisation.

Om ett försäljningsteam exempelvis följer samma process för alla sina geografiska territorier, skulle det kunna sätta upp vertikala fält för vart och ett av stegen i processen och horisontella simbanor för vart och ett av de territorier det är ansvarigt för. Då skulle teamen kunna hantera och förfina sin process på en delad tavla samtidigt som man skiljer mellan de områden de arbetar i.

Kanban-kort

Varje kort på Kanban-tavlan motsvarar en arbetspost. På kortets framsida skriver du information som gör det enkelt för alla på tavlan att förstå viktiga detaljer i den delen av arbetet, som exempelvis:

• Titel – vad är detta för arbetspost?
• Korttilldelning – vem arbetar med den här arbetsposten?
• Korttyp – vilken sorts arbete är det? (brukar betecknas med färg)
• Förfallodatum – finns det ett uttalat förfallodatum för den här arbetsposten?

I kortet (nås i de flesta Kanban-verktyg genom att man klickar på kortet för att "öppna" det) kan man se fördjupad information om arbetet, som till exempel:

• Kortbeskrivning – exakt vad ingår i den här arbetsposten? Vad är målet eller det önskade slutresultatet?
• Bilagor / filer – finns det några dokument, länkar eller bilder som kan vara till hjälp för att slutföra den här arbetsposten?
• Kommentarshistorik – vad har teamet lagt till
• Kortets historik

Läs mer om hur du använder Kanban-kort för att hantera ditt arbete.

Hantera flöde med en Kanban-tavla

Processpolicyer är regler eller riktlinjer som team som använder en Kanban-tavla utvecklar för att hjälpa teamet att använda tavlan konsekvent. Ett exempel på en processpolicy kan vara: "Korten måste ha en färdig projektsammanfattning som bifogas kortet innan man flyttar det från "Att göra" till "Pågående".

Vissa digitala Kanban-verktyg gör att du kan bygga in processpolicyer i tavlan, så att de kan ses genom att man högerklickar eller hovrar över ett fält.

Begränsningar i WIP (pågående arbete) är definierade gränser för hur många arbetsposter som kan finnas i en viss bana eller uppsättning av banor vid en viss tidpunkt. Baserat på Kanban-konceptet att vi kan röra oss snabbare när vi fokuserar på färre poster i taget hjälper WIP-gränserna teamen att undvika att överbelasta systemet genom att arbeta med för många saker på en gång.

När man producerar fysiska varor på en monteringslina kan man se processen och varje steg med egna ögon. Om det finns en flaskhals i någon del av systemet kan man se arbetet som staplas på hög och vet vart man ska gå för att lösa problemet.

Men när arbetet är mindre påtagligt – programvaruutveckling, att skapa marknadsföringskampanjer eller utforma en produktfärdplan – så kan din process vara mindre uppenbar. Flaskhalsar är inte lika uppenbara, och teamen kämpar för att hantera kapacitet, vilket ofta resulterar i att teammedlemmarna blir överbelastade.

När man använder en Kanban-tavla för att hantera sitt arbete definierar man varje steg i processen och spårar arbetet aktivt när det rör sig genom den processen. Kanban-tavlor är flexibla och anpassningsbara, så att man kan anpassa utformningen av tavlan allteftersom processen utvecklas. Ur den här aspekten finns det oändliga mängder olika Kanban-tavlor, eftersom varje Kanban-tavla är unik för det team eller den organisation som använder den.

Exemplet nedan ger dig en uppfattning om hur Kanban fungerar. Varje fält är märkt med ett steg i teamets process (att göra, planera osv.). Därefter placeras Kanban-kort på tavlan i fält som anger status på arbetet.

I det här exemplet visar kortfärgen vilken typ av arbete det handlar om (t.ex. lila för användarberättelse och limefärgad för defekt), men kortfärgen kan också ange prioritet (t.ex. rött för påskynda, grönt för normalt osv.). Visuella indikatorer som ikoner och användaravatarer placeras på kortet för att visa vem som har tilldelats arbetet, varifrån efterfrågan kommer, tjänsteklass eller annan viktig information som är relevant för teamets arbete.

Kanban-tavlan och Kanban-korten representerar ett gemensamt visuellt språk som teammedlemmar och intressenter kan använda för att snabbt kommunicera värdefull information på ett friktionsfritt och transparent sätt.

Om du har varit en del av ett Agile-team, så är det möjligt att du har använt en släkting till Kanban-tavlan: Scrum-tavlan. Scrum-tavlor ser ut som och känns väldigt lika Kanban-tavlor, och de flesta team som använder dem följer samma grundläggande principer som för Kanban-tavlor när de använder sina Scrum-tavlor:

• Fält motsvarar etapper i en process, i någon version av "Att göra", "Pågående" och "Klart"
• Korten rör sig över tavlan från vänster till höger

Den grundläggande skillnaden mellan Kanban-kort och Scrum-kort är att Scrum-kort är utformade för att användas av team som arbetar i tidsboxade iterationer, medan Kanban-tavlor används av team som arbetar mot kontinuerligt flöde. Med andra ord använder Scrum-team tavlor för att "bränna ner" alla uppgifter de har åtagit sig under en viss tidsperiod, medan Kanban-team använder sina tavlor för att kontinuerligt flytta arbete genom sin process.

När ett Kanban-system blir överbelastat med arbete saktar allt ned och det smidiga arbetsflödet stockar sig. Arbete som har fastnat är lätt att upptäcka på en Kanban-tavla eftersom arbete stockar sig i de berörda fälten och gör det omedelbart tydligt vilket arbete som behöver uppmärksammas.

Att sätta upp och flytta arbete över Kanban-tavlan är det bästa sättet att lära sig hur den ska användas. När ditt team eller din organisation blir mer bekant med hur tavlan fungerar kommer det att kännas mer bekvämt att göra förbättringar i tavlans utseende och utformning.

Nästa steg är att börja använda mätvärden från tavlan för att ge information till kontinuerligt förbättringsarbete. Teamen kan mäta sin effektivitet genom att spår flöde, kvalitet, genomströmning, ledtider och mycket mer genom att helt enkelt hantera sitt arbete på en Kanban-tavla.

Vi rekommenderar att alla team som är nya i Kanban börjar med att följa övningarna i vår Kanban-färdplan. Dessa övningar är utformade för att hjälpa teamen att kartlägga befintliga processer och arbetsposter på en Kanban-tavla.

Därifrån kan du börja uppleva fördelarna med Kanban-tavlor och börja hitta sätt att förbättra din process över tid.