PPM Tools Comparison: How to Choose the Right One

Det första steget mot att välja rätt PPM-lösning är att förstå din organisations nuvarande förmågor. Gartners mognadsmodell för program- och utbudshantering1 är ett användbart verktyg för att fastställa detta, och för att förstå vilka PPM-förbättringar du måste genomföra.

Här är de fem nivåerna i Gartners modell, från den minst till den mest mogna:

• Nivå 1: Reaktiv: Ad hoc-inställning till projekt. Inga formella PPM-roller eller verktyg. Användning av kalkylblad och kanske ett verktyg för schemaläggning av projekt.
• Nivå 2: Disciplin växer fram: Man utvecklar ett mer processdrivet tillvägagångssätt, men isolerade system och inkonsekventa data hämmar affärsprocesserna. Här kan det vara lämpligt med ett PMO. Användning av ett grundläggande PPM-verktyg.
• Nivå 3: Inledande integration: Ett mer holistiskt förhållningssätt till PPM. Planering och beslutsfattande sker på en organisatorisk nivå. Funktionerna för utbud och grundläggande resurser är operationella. PPM-instrumentpaneler genererar data som man kan agera på.
• Nivå 4: Effektiv integration: Fokus på att leverera affärsvärde. Automatiserad funktionalitet för företags-PPM möjliggör konsoliderad rapportering, ett företagsutbud och utförande av strategin.
• Nivå 5: Effektivt innovationsarbete: Innovation är inbyggd i samtliga organisatoriska processer. Företagsprogram underlättar ett snabbt strategiutförande. Man har etablerat ett projekthanteringskontor för företaget (Enterprise Project Management Office, EPMO). Användning av en PPM-programsvit för företag med verktyg för innovationsstöd.

När du går igenom de fem mognadsnivåerna ska du fråga dig själv följande:

• Var befinner du och din organisation er på detta kontinuum idag?
• Vad har du för ambitioner i fråga om hur din PPM-förmåga ska mogna?
• Vad har du för tidsramar, och hur aggressivt planerar du att mogna?

Don’t be surprised if you find you are somewhere in Level 2. This is the most common stage. According to Gartner1, most organizations are stuck at Level 2: “Competitive pressures and changing market conditions are forcing organizations toward Level 3, and most organizations still aren’t ready to make the leap.”

In fact, this is where PMOs and managers are most vulnerable. Why? Because, as stated in the Gartner report, How to Avoid the ‘Seven Deadly Sins’ of a Level 2 PMO2:“At that point, they’ve fixed all the things that were easy (establishing common practices) but find it difficult to make the shift to the more agile and enterprise-focused activities that Level 3 and digital demand.”

Det är av denna anledning som följande användningsfall kring en PPM-lösning fokuserar på att ta sig till och genom nivå 2 och att bedriva verksamhet på nivå 3, samt bortom den.

Att förstå de olika förmågor som du behöver, och vad ett PPM-verktyg bör leverera på nivå 2 och 3+ kommer att hjälpa dig med din sökning. Här följer de åtta grundläggande fallen.

Planering

Att förbättra planeringen är ett av de bästa sätten att säkerställa att dina resurser är fokuserade på rätt saker vid rätt tidpunkt. PMO:er fokuserar ofta bara på genomförandet av projekt, utan att räkna in de medel eller den vilja som kan säkerställa att deras projekt och program levererar affärsvärden. Detta är ett snabbt sätt att bli föråldrad. Leta efter följande i ett PPM-verktyg vid nivåerna 2 och 3+:

• Nivå 2: Skapa och uppdatera kontinuerligt prioriterade planer som optimerar resurser över hela organisationen:
  • Centralize project portfolio management
  • Anpassning och prioritering
• Nivå 3+: Analysera avvägningar, ange riktningen och översätt strategi till leverans i fråga om affärsförmågor och integrerade färdplaner för att genomföra strategiska, operativa och tekniska förändringar:
  • Hantering av utbud
  • Programhantering
  • Strategisk färdplanering
  • Planering av investerings- och kapacitetsscenarier
  • Hantering av förmågor och teknik

Utförande

Att framgångsrikt verkställa dina planer kräver att medarbetare, pengar och teknik fokuseras på rätt prioriteringar. Alltför många PMO:er gräver ner sig i process och metodik, och det skapar uppfattningen att man värdesätter metodik och styrning högre än agilitet. Dagens alltmer tvärfunktionella, virtuella grupper använder alla möjliga typer av arbetsmetoder för att utföra sina projekt. Därför måste PMO:erna kunna vara flexibla och förespråka den rätta bästa metoden för att uppnå resultatet. Med andra ord måste du fråga dig själv om du vill vara en "processpolis" eller en "leveransambassadör".

Den utförandeförmågor som en PPM-lösning måste innehålla är liknande på nivåerna 2 och 3+:

• Nivå 2 och 3+: för att leverera affärsvärde måste PMO:erna stödja de olika sätt som grupperna använder sig av för att får jobbet gjort. Du kanske startar med en arbetsmetodik, men du bör i nuläget planera med hjälp av ett PPM-verktyg som stödjer både milstolpeinriktade och iterativa metodiker samt strukturerat såväl som ostrukturerat arbete:
  • Ability to plan, manage, and deliver across all types of work, such as traditional, iterative, Agile, and collaborative work management.
  • Inbyggt stöd kombinerat med integrationer med vanliga redskap för arbetsutförande, som Microsoft Project och Atlassian JIRA: integration med funktioner som IT, produktutveckling, ekonomi, HR med flera skapar ett gemensamt registreringssystem för medarbetare, arbete och kostnader.

Rapportering och analyser

För att du ska kunna fatta bättre beslut snabbare bör din PPM-programvara leverera uppdaterad insyn i efterfrågan, planer, arbete, resurser, teknik och förmågor över hela organisationen. Det ger berörda parter aktuella bedömningar av vad som pågår, och de får klart för sig om det krävs justeringar för att hålla organisationen på rätt spår. Att ha tillgång till denna information ökar även alla användares tillfredsställelse och engagemang, och det kommer snabbt att demonstrera värdet av ett PMO.

• Nivå 2: Intuitiva, användarvänliga visningar som är relevanta för alla enskilda användare och enkla att dela:
  • Fördefinierade rapporter och instrumentpaneler
  • Anpassningsbara rapporter och visningar
• Nivå 3+: Avancerade analyser som täcker hela utbudet och levererar synlighet samt styrning på företagsledningsnivå:
  • Fördefinierade rapporter och instrumentpaneler för beslutsfattare
  • Exceptionellt visuella, med direktåtkomst till mått, meddelanden och analyser, konfigurerbara per användarroll
  • Plattformar för rapportering och analyser som går att bygga ut i stor utsträckning, till exempel BI-verktyg

Hantering av efterfrågan

När det sker förändringar behöver du kunna fokusera på det som är viktigast och integrera ny efterfrågan i utbudet. Många organisationer saknar en systematisk metod för att förstå sin kedja. Rätt PPM-lösning kan ge en bild av efterfrågan i sin helhet och möjliggöra analyser mot poängkriterier samt resurskapacitet, så att du kan prioritera objektivt och förkorta den tid det tar att godkänna nya högvärdesprojekt.

• Nivå 2: Samla in och utvärdera efterfrågan på ett och samma ställe:
  • Fånga upp all efterfrågan (förfrågningar, projekt, arbete, idéer, förbättringar)
  • Hantera med hjälp av status
  • Konvertera snabbt godkänd efterfrågan till projekt, ärende eller aktivitet
  • Upprätta styrning
• Nivå 3+: Centralisera alla typer av efterfrågan från hela företaget och utvärdera mot dina strategiska mål:
  • Fånga upp all efterfrågan (förfrågningar, arbete i projekt, idéer, egenskaper, förbättringar)
  • Ideation Management för att generera och utvärdera nya idéer och ideationskampanjer
  • Konfigurerbara arbetsflöden/livscyklar för att hantera och styra processen
  • Konvertera snabbt godkänd efterfrågan till ett eller flera projekt, ärenden, aktiviteter

Ekonomi

PPM-programvara kan användas för att effektivt planera, spåra och mäta ekonomisk prestanda. Att nå finansieringsmålen är av central betydelse. Stabila ekonomiska funktioner i PPM-programvaran hjälper ledarna att ställa upp realistiska mål, förstå hur den strategiska finansieringen används (vilket kan resultera i ökad kapitalisering av utgifter) och omfördela enligt behoven under räkenskapsperioden. Integrationer med befintliga ekonomiska system ger en fullständig bild av budgetar, kostnader och investeringar.

• Nivå 2: Planering och mätning på projektnivå:
  • Kostnadsspårning på uppgiftsnivå
  • Projektekonomi
• Nivå 3+: Planering och mätning på både projekt- och utbudsnivå:
  • Kostnadsspårning på uppgiftsnivå
  • Distinkt, integrerad ekonomi för projekt, program, produkter och utbud
  • Spåra och hantera per version (tidsbaserad, stage), inklusive budget, prognos och aktuell situation
  • Definiera och spåra investeringar, iterativ finansiering

Resurshantering

Resurshantering handlar om att styra rätt medarbetare till viktiga arbetsuppgifter, att leverera effektivt genom att förändra villkor och prioriteringar, och att spåra och mäta kostnader. Allt börjar med kapacitetsplanering: genom att ge insyn i efterfrågekedjan kan ett PPM-verktyg hjälpa dig att fastställa om organisationen har den kapacitet som krävs för att ta itu med begärda investeringar och avgöra vilka resurser som lämpar sig bäst för varje enskilt projekt.

Att förena planerade kostnader med den aktuella situationen är avgörande för att man ska kunna visa projektens faktiska utgifter. Detta är viktigt när man ska demonstrera avkastningen, rapportera och uppskatta framtida arbetskostnader. För att detta ska fungera måste dock användarna rapportera korrekta uppgifter om hur mycket tid de lagt ner på uppgifter och projekt. Att få fram denna information är inte alltid enkelt.

• Nivå 2: Resurshantering på projektnivå med användarvänlig tidsrapportering:
  • Tidsspårning
  • Tilldelningar
  • Bemanning enligt timmar eller antal anställda
  • Personal till projekt- eller uppgiftsnivå
  • Tillämpbarhet, nuvarande och framtida kostnad
  • Kapacitetsplanering
• Nivå 3: Resursplanering på utbudsnivå för att säkra fortsatt anpassning till affärsmålen:
  • Tidsspårning
  • Flera typer av uppgifter (krav, reserver, tilldelningar, tillstånd)
  • Bemanningsenheter (dagar, veckor, heltidsekvivalenter etc.)
  • Personal till uppgift (lägsta nivån)
  • Tillämpbarhet, nuvarande, framtida och retroaktiv kostnad
  • Kapacitetsplanering

Att spåra och realisera fördelar

Eftersom PPM handlar om att leverera affärsvärde är det mycket viktigt att du kan visa vad du har åstadkommit. Det handlar om mer än att leverera i tid och enligt budget för att bevisa de faktiska fördelarna som realiseras till stöd för affärsmålen. Enligt PMI:s rapport Pulse of the Profession® 2017® slutför organisationerna på den högsta mognadsnivån inte bara 80 procent av projekten i tid och enligt budget – de når även de ursprungliga målen och avsikterna med affärsverksamheten. Dessa företag fastställer fördelarna i början av varje projekt, och de säkerställer att de är på rätt väg genom hela projektarbetet. Rätt PPM-lösning hjälper dig med detta.

• Nivå 2: Hantera realiserandet av grundläggande fördelar:
  • Spåra grundläggande fördelar
  • Anpassade beräkningar för mått
• Nivå 3+: Hantera realiserandet av avancerade fördelar:
  • Tidsfasad, versionsbaserad spårning av fördelar
  • Konfigurerbara mått för aktuellt nettovärde, avkastning på investeringar, intern avkastningsgrad, återbetalningsperiod

Införande och tid-till-värde

Det finns inget PPM-verktyg som fungerar om gruppmedlemmarna inte använder det och berörda parter inte ser vilka värden det kan generera. Därför är det oerhört viktigt att välja en användarvänlig lösning som är värdefull för alla. Du ska förvänta dig att din PPM-leverantör ska kunna erbjuda bästa praxis och djupgående expertis inom området, och du ska fråga efter branschrekommendationer samt konsultera analytiker och andra källor.

Dessutom ska du ta reda på om du kan integrera applikationerna som sköter företagsdriften. På detta sätt breddas alla inblandade parters syn på hela organisationen samtidigt som dataåtkomsten förenklas, arbetsflödena effektiviseras och ni får en kontext för bättre beslut. Dessutom kommer alla medlemmar att arbeta samordnat mot samma mål. När du har beslutat dig för en produkt ska du välja en införandedriven implementeringsmetod som inkluderar utbildning.

• Nivå 2: Ett registreringssystem för allt:
  • En intuitiv användarupplevelse underlättar övergången från kalkylblad eller decentraliserade projekthanteringsverktyg till PPM
  • Få insyn i allt arbete och alla resurser
• Nivå 3+: Fokusera på de resultat som är viktigast för berörda parter så att problemen med högst prioritet kan lösas först och tid-till värde kan levereras snabbare:
  • Konfigurerade visningar, mått och rapporter baserat på användare och roller
  • En flexibel användarupplevelse som uppfyller kraven som användare i olika delar av företaget ställer
  • Effektiviserad insyn i projekt-, program och produktstatus över hela företaget

Dagens PPM-chefer måste prioritera och leverera projekt, produkter och tjänster på ett intelligent sätt, i samarbete med sina intressenter. I Gartners rapport ”De sju dödssynderna” slås fast att chefer för program- och utbudshantering måste "eliminera gamla verktyg, processer och attityder som inte längre stöder dagens behov av att bli mer Agile och flexibel i den digitala tidsåldern”. Använd denna jämförande guide för val av PPM-verktyg – den hjälper dig att fastställa din mognadsnivå och välja en lösning som är baserad på dina behov.

Alla uttalanden i denna rapport som är hänförliga till Gartner representerar Planviews tolkning av data, forskningssynpunkter eller åsikter som publicerats som en del av en syndikerad prenumerationstjänst av Gartner, Inc., och de har inte granskats av Gartner. För varje Gartner-publikation gäller dess ursprungliga publikationsdatum (inte datumet för denna rapport). De åsikter som uttrycks i Gartners publikationer är inte framställningar av fakta, och de kan ändras utan föregående meddelande.