What Is Project Portfolio Management Software?

Tracking multiple active projects while staying informed on overall portfolio performance is challenging. Project portfolio management software provides organizations with a high-level, global view regarding the progress and sustainability of multiple projects.

Programvara för hantering av projektutbud kombinerar molnkoncept med en företagslösning som hjälper organisationer att arbeta mer effektivt genom att erbjuda projektdata på flera nivåer. PPM-programvara används av företag och branschledare samt av PMO:er (Project Management Organizations) för att hantera projektutbud med hjälp av data som ackumuleras från många olika system och sammanställs i ett gemensamt.

Programvara för hantering av projektutbud började snabbt användas av organisationer som arbetar med IT- och programvaruutveckling, men den har flera fördelar för alla typer av företag eller organisationer, inklusive:

• Consulting agencies
• Construction companies
• Human resources departments
• Financial institutions
• Marketing and advertising agencies
• IT-avdelningar
• And other organizations

PPM-programvara är ett enkelt sätt att utvärdera affärsmål mot nuvarande och potentiella projekt med hjälp av nyckeltal, lagarbete och nyttiga analysdata.

Det första beslutet man måste ta sig an är investeringen i rätt typ av PPM-programvara. När man väl har tagit sig över detta inledande hinder kommer varken chefer eller PMO:er att ha några problem med att välja de bästa projekten att arbeta med i framtiden.

Organisationer som tar sig an en hel virtuell skog av projekt får definitivt inte glömma kompassen när de beger sig in bland träden. En effektiv PPM-programvarulösning visar vägen genom att erbjuda:

• Centraliserade organisatoriska mål
• Ett enkelt men mycket funktionellt gränssnitt
• Applications optimized for collaboration and communication
• Utmärkta verktyg för visualisering och organisering av projekt
• Robust reporting and analytics
• Flexibilitet och mångsidighet så att man kan uppfylla ett brett spektrum av organisationens behov samt de krav som berörda parter ställer

I nästa avsnitt introduceras några av de centrala funktionerna i PPM-programvara som gör detta verktyg användbart för nästan alla företag eller organisationer.

Det övergripande målet för PPM-programvara är att hjälpa ledningen och PMO:erna med att förbättra planeringen och beslutsfattandet kring projektkostnader kontra nytta. Dessa kostnader representerar pengar som anslås för att verkställa de centrala affärsmål som förväntas ge mätbar avkastning på investeringar. Kostnader kan också illustreras av tidtabeller och gruppresurser.

By setting the table with a global view of each project – including timelines, budgets and stakeholder demands – PPM software increases an organization’s ability to effectively meet core initiatives.

Detta gäller för alla företag eller organisationer som tar sig an flera projekt, oavsett om de kommer från externa källor eller är en del av interna initiativ.

Consolidate data with PPM software

Du kan generera olika datauppsättningar som ger kraftfulla resultat för alla företag med hjälp av programvara för hantering av projektutbud. Med stöd av välorganiserade grupper som använder standardiserade metoder för insamling och katalogisering av olika data hjälper detta organisationer att hålla sig informerade oavsett hur många projekt de hanterar samtidigt.

Genom att implementera en PPM-lösning ordnas och arkiveras informationen på ett meningsfullt sätt som driver fram momentum och skapar en ram för realistiska visningar av projekthistoriken avseende prestandan. På så sätt kan organisationer exakt förutsäga hur stora insatser som ett projekt kommer att kräva. Programvaran eliminerar behovet av att samla in data från flera system genom att sammanställa allt i ett enda centraliserat system där datamängderna är standardiserade.

Istället för att lagra viktiga projektdata på flera platser ger PPM-programvara projektutbudshanterarna en kontaktpunkt för datagranskningen som de kan använda för att skapa prognosmodeller som är till hjälp när man ska förutsäga resultatet av ett potentiellt projekt. Detta gör det lättare för projektledare att utvärdera effektiviteten av en problemlösningsprocess när fel uppstår.

Connect teams and stakeholders with PPM software

Byråkratiserade processer tillhör det förflutna. Dagens affärslandskap är progressivt, och mottot är harmonisering. Med komplett grupptilldelning blomstrar kreativiteten och produktiviteten.

PPM-programvara ger praktisk och tillämpbar feedback om huruvida ett projekt bör röra sig framåt genom att säkerställa att alla drar åt samma håll. Tyngdpunkten ligger på att stödja den interna personalens förmåga att:

• Främja kommunikation för bättre produktion
• Hålla gruppmedlemmar och berörda parter informerade
• Bidra till bättre dokumentation av projektanteckningar och mötesinformation
• Ge feedback i realtid
• Bygga lagarbete genom att alla känner delaktighet i och ansvar för uppgifterna

När du har gruppmedlemmar som kan arbeta utanför silos och skapa replikerbara arbetsflödesprocesser kommer produktionen att drivas fram på högsta nivå.

PPM-programvara fungerar som guider för organisationer genom att låta projektledarna fokusera på de enskilda uppgifter som deras utsedda team har fått sig tilldelade medan ledningen säkerställer att de anställda utnyttjas på bästa sätt för att uppfylla de övergripande organisatoriska målen.

När en organisations medlemmar kan upprätthålla ett sunt kommunikationsflöde sinsemellan och med berörda parter framträder de huvudsakliga indikatorerna för arbetsflödet tydligare. Med hjälp av dessa indikatorer kan ledningen och PMO:erna skapa riktlinjer för utvärdering av alla projekt. Genom god planering kan projektutbudshanterarna identifiera projekt som ligger i linje med övergripande affärsmål samt potentiella problem som kan orsaka förseningar.

Om man fokuserar på PPM-programvarans centrala funktioner och dess inneboende mångsidighet – vilka nyckelfaktorer ska en organisation leta efter när man ska välja ett verktyg för hantering av projektutbud?

Effektiv programvara för hantering av projektutbud innehåller några grundläggande funktioner som förser användarna med optimerade verktyg för smartare beslutsfattande, till exempel:

• Molntjänster för bättre samarbete och kommunikation
• Ett visuellt drivet, intuitivt och användarvänligt gränssnitt
• Enkel rapportering, enkla mått och analyser

Effective project portfolio management software includes functions that provide optimized tools for smarter decision-making, such as cloud computing for better collaboration, a visually-driven interface, and straightforward analytics.

Cloud-based management

Genom att använda molnbaserade tjänster kan användare få tillgång till informationen de behöver via en Internet-anslutning – närsomhelst och oavsett var de befinner sig. Oavsett om processen har etablerats eller fortfarande utvecklas möjliggör PPM-programvara sömlös integrering med en snabbinstallation och mobil tillgänglighet. Fördelarna distribueras enkelt över hela linjen till varje grupp.

Programvara för hantering av projektutbud utnyttjar de mångsidiga funktionerna för databehandling i molnet för att hjälpa organisationer att ta sig ett steg vidare. PPM-programvara skapar ett virtuellt landskap för lagring av organisationsinformation om varje aktuellt projekt, och den erbjuder dataanalys och interaktivitet på en nivå som förhindrar att grupperna arbetar isolerat.

Med hjälp av verktyg för hantering av projektutbud kan chefer och PMO:er fatta bättre beslut om varje projekt som ligger på deras bord.

Workflow visualization

En visuell representation av ett projektutbud är en nyckelkomponent i varje PPM-programlösning. PPM-programvara kan visualisera var kollisioner och överlappningar kan uppstå, och därmed uppmuntras en felfri, samarbetsinriktad miljö.

Tänk dig att du sitter i en trafikövervakningscentral för ett tättbebyggt område. Vad tror du skulle hända om du inte hade tillgång till en detaljerad display som ger dig en visuell översikt över all trafik in i och ut ur ett visst område?

• Olyckor som kunde ha förebyggts
• Kostsamma flaskhalsar som slösar bort resurser
• Förlorad arbetstid som använts för att reparera hinder
• Missnöjda pendlare

I det värsta tänkbara scenariot kommer dessa problem att öppna dammluckorna och göra andra områden mer mottagliga för liknande problem.

Programvara för hantering av projektutbud fungerar som organisationens trafikövervakningssystem som säkerställer att bara de rätta projekten lyckas ta sig genom dörren. Detta minskar i sin tur risken för att flera problem kommer att uppstå på vägen från idé till färdigställande. Resultatet är effektivare grupper och nöjda intressenter.

Simple user interface

En grundläggande, men mycket värdefull egenskap hos PPM-programvaran är dess användarvänlighet – förmågan att interagera med gränssnittet utan överdrivet mycket träning. Programvaran bör förenkla ett projektutbud och samtidigt vara enkelt att använda.

Med den omfattande funktionaliteten och användarvänligheten som är kopplad till PPM-programvara kan användarna:

• Påskynda utbildning och lärande på alla nivåer i en organisation
• Organisera projekt på ett sätt som är lätt att förstå och hantera
• Uppdatera gruppinformation och fördela personalresurser på rätt områden
• Snabbt redigera, uppdatera och dela rapporter, analyser och diagram
• Ge intern och extern åtkomst, utan komplikationer

Den mest effektiva PPM-programvaran erbjuder en hög nivå av funktionalitet utan att du behöver ha en avancerad teknikexamen för att kunna hantera den.