Vad är projekthantering?

Vilken typ av projekt som organisationer tar sig an beror på flera saker, däribland deras strategiska mål och vilken bransch de verkar i. Till exempel kan en projektledare på en reklambyrå övervaka en marknadsföringskampanj online, medan flera projektledare i ett sjukvårdssystem kan vara involverade i programvaruuppgradering.

I dagens snabba professionella landskap är projektledning ett nödvändigt affärsverktyg för organisationer av alla storlekar i alla branscher. Men det blev inte ett faktiskt yrke förrän på 1950-talet, när ett uppsving av stora och komplexa projekt skapade en efterfrågan på nya angreppssätt på projektledning som ökade effektiviteten. Projektledning som koncept har alltid tillämpats, men fram till mitten av 1900-talet gjordes det informellt.

Ett projekt är ett åtagande som utförs i syfte att åstadkomma ett eller flera av följande:

• Uppnå ett mål
• Uppnå ett resultat
• Skapa en levererbar produkt eller tjänst

Med andra ord är ett projekt en uppsättning uppgifter eller aktiviteter som genomförs för att uppnå specifika, förutbestämda resultat. Dessutom är projekten avsedda att vara tillfälliga åtaganden, inte återkommande aktiviteter. De bör ha en tidslinje med en definierad början och ett definierat slut, samt en omfattning och resurser som har tilldelats projektet. Projekt kan vara stora eller små, komplexa eller enkla. Det kan ta flera år att slutföra dem, eller så kan de vara klara inom några dagar efter det att de har satts i gång.

Om man jämför projektledning med jonglering, så kan man säga att en projektledare alltid måste hålla dessa tre bollar i luften: tidsaspekten, omfattningen och resurserna.

Eftersom projekt inte är tänkta att vara rutinoperation är det vanligt att teamen är tvärfunktionella. Personer som samarbetar med ett projekt kanske inte har någon tidigare erfarenhet av att arbeta tillsammans, och vissa personer kan till och med vara externa medarbetare från andra organisationer. När fler och fler organisationer tar till sig samarbete på distans på olika platser, så består fler team av personer på olika geografiska platser som håller kontakten genom programvara för projektledning genom samarbete.

Organisationer påbörjar många typer av projekt, beroende på verksamhetsområde. Till exempel:

• Utveckling av ett nytt läkemedel för ett läkemedelsföretag
• Öppnande av en ny butik för en detaljhandlare
• Expansion av försäljningsprogram i ett nytt geografiskt område för en tillverkare

En av de strategiskt viktigaste projekttyperna för ett ökande antal företag är programvaruutveckling, oavsett om det är för internt bruk för att förbättra processer eller för kommersiell försäljning för att generera intäkter.

Tänk också på vilken påverkan den digitala omvandlingen har på en organisations projekt. En Deloitte-undersökning visade att budgetarna för digital omvandling 2020 väntas öka med i snitt 15 % jämfört med 2019. COVID 19-pandemin har gjort att företag har investerat ännu mer i digital infrastruktur för att möjliggöra samarbete på distans, vilket ytterligare ökar den strategiska vikten av IT-projektledning.

Det enda som praktiskt taget alla projekt behöver för att vara framgångsrika är att de måste ledas sakkunnigt för att leverera resultat i tid och inom budget.

Det är naturligtvis därför projektledarrollen är så avgörande.

Projektledaren organiserar, driver planering och genomför initiativ som hjälper organisationen att uppnå sina önskade resultat. Professionella projektledare har ofta certifieringar på olika projektledningsområden, men det är inget krav. Vem som helst kan vara projektledare genom att helt enkelt:

• Planera hur ett mål ska uppnås
• Bygga ett team för att genomföra uppgifterna inom ett projekt
• Arbeta för att säkerställa att resultatet uppnås inom den överenskomna tidsramen

Sanningen är att alla är projektledare någon gång, oavsett om de övervakar en komplex operation eller helt enkelt tar ansvar för en liten gruppaktivitet.

Ungefär två av tre projektledare har inga certifieringar inom projektledning.

De är oavsiktliga projektledare som planerar och genomför projekt trots att de inte har någon formell bakgrund inom det området.

Personer som vill bli projektledare (eller är oavsiktliga projektledare) och som är intresserade av att bli certifierade gör ett prov, som provet Professionell Projektledare (PMP). Dessa prover bedömer kunskaper om projektledning och huruvida personen kan tillämpa de kunskaperna vid planering och genomförande av ett projekt.

Enligt PMI bör en effektiv projektledare ha en god förståelse för de 10 kunskapsområdena nedan när han/hon leder projekt:

1. Integration: Hur ett projekt passar in i en större organisationsbild
2. Omfattning: Hur man skapar en ledningsplan som definierar och kontrollerar ett projekts omfattning, så att en projektledare och projektteamet håller sig till uppgiften
3. Tid: Att hantera flera tidslinjer och scheman på ett sätt som minimerar förseningar som skulle kunna undergräva ett projekts framgång
4. Kostnad: Att planera och hålla sig till en budget under hela projektet, i syfte att minimera icke nödvändiga utgifter och uppnå en optimal ROI
5. Kvalitet: Att implementera åtgärder för kvalitetskontroll som säkerställer samma kvalitetsnivå i alla projekt
6. Upphandling: Hur man sömlöst integrerar och tar med externa medarbetare i projektet
7. Personal: Att förstå teamdynamik, olika individers styrkor och svagheter och hur teamen kan användas så effektivt som möjligt
8. Kommunikation: Att bibehålla en öppen kommunikationskanal mellan team och projektintressenter så att alla är inkopplade
9. Riskhantering: Hur man identifierar projektrisker och löser problem som kan göra att ett projekt misslyckas med att uppnå framgång
10. Hantering av intressenter: Att identifiera behov och ansvarsområden för de olika intressenterna som är involverade i ett projekt för att säkerställa att alla alltid får relevant information

Som tidigare nämnts är projekt tänkta att vara tillfälliga. Detta skiljer projekt från vardaglig affärsverksamhet där folk inom samma avdelning arbetar mot ett gemensamt mål.

Det är ovanligt att se fasta team som arbetar med projekt. De består ofta av individer med olika bakgrunder och olika kompetensuppsättningar.

När teammedlemmar väljs ut för projekt väljs de ofta på grund av den unika kompetensuppsättning som de har med sig. Bra lagarbete och samarbete är helt nödvändigt för att driva ett framgångsrikt projekt.

Varför används formell projektledning?

Projektledning är inriktad på att hantera produktionen av levererbara produkter eller tjänster som skapar positiv förändring för organisationen. Detta kräver strategisk planering: Att definiera projektets strategiska värde, uppskatta vilka resurser som krävs och att utveckla ett begränsat intervall för att slutföra arbetet.

De typer av projekt som kräver formell hantering är de som producerar nya leveranser eller uppdaterar existerande sådana. Arbetet och de team som är involverade i dessa projekt tenderar att vara mer komplexa än traditionella initiativ, så förändringshantering och riskhantering bör införlivas.

Att investera i god projektledning

Projektledning är viktigt. Utan en kultur som värdesätter det måste företagen kämpa för att hålla deadlines och agera inom sin budget. Processen med att planera och genomföra komplexa projekt skulle vara kaotisk och det skulle vara dålig överensstämmelse mellan kvaliteten på levererade varor och tjänster för varje projekt.

Att investera i effektiv projektledning eliminerar inte bara dessa problem. Det kan också öka en projektledares chanser att uppnå sina önskade resultat samtidigt som de får hjälp att hålla sig i linje med intressenternas intressen.

Kärnområdena i projektledning

Det finns tre kärnområden att tänka på när man leder ett projekt:

1. Omfattning
2. Planering och leverans
3. Rapportering och avslutning

Varje område har flera delar som är kopplade till den delen av projektet.

När omfattningen fastslås samlar projektledaren alla delar som behövs för att starta upp projektet. Detta innebär:

• Att identifiera skäl till varför projektet är viktigt och presentera dessa skäl för potentiella intressenter
• Att man uppskattar den tid och de resurser som behövs för att stödja projektet från början till slut och jämför med förväntad avkastning på investeringar
• Att man säkerställer en budget för projektet

För planering och leverans, projektledare:

• Att man utvecklar en projektplan som kartlägger hur projektet ska slutföras
• Att man tilldelar uppgifter till projektets leveransteam
• Identifiera och korrigera problem som flaskhalsar och stopp som kan utgöra hinder för de involverade teamens prestation
• Säkerställa att projektets framsteg överensstämmer med den ursprungliga planen

Det sista kärnområdet inom projektledning är rapportering och avslutning. Många delar av det här området är pågående under hela projektet, såsom:

• Att hantera och rapportera projektbudgeten till ledande befattningshavare
• Hantering av intressenternas förväntningar genom god kommunikation

Den sista delen av det här kärnområdet (och i hela projektet) är avslutning. När målen har uppnåtts och det är lämpligt, avsluta projektet på ett kontrollerat sätt och ha ett post-mortem-möte – Utövare av Agile talar om detta som ett "retrospektivt" möte – för att reflektera över vad som blev rätt...och fel.

Teamledare, avdelningschefer och projektledare har alla ett liknande uppdrag – att hjälpa team att uppnå sina mål. Men projektledning skiljer sig faktiskt avsevärt från annan ledningsverksamhet och kräver en annan uppsättning av kompetenser. Alla projekt är olika, vilket gör att projektledare ständigt måste anpassa sin strategi för att tillgodose de mål och resurser och det schema som varje projekt kräver.

Under årens lopp började organisationerna förstå att projektledning inte är samma sak som andra ledningsmetoder. Detta banade väg för att projektledning skulle bli ett ämne för träning och utbildning, och så småningom bli en egen karriärväg.

När projektledning växte och blev en egen disciplin gjorde filosofin bakom den också det. Detta ledde till att organisationer som Projektledningsinstitutet (PMI) grundades. Det strävar efter att standardisera delarna i projektledning och skapa litteratur som projektledare kan använda för att få en informerad beslutsprocess.

Ett av koncepten som resulterade av det var projektlivscykeln. Ett projekts livscykel bryts ned i fem processgrupper, och varje grupp motsvarar en serie processer som måste inträffa inom den fasen. De fem fasgrupperna är:

1. Inledning

Den första processgruppen tittar på om ett projekt är giltigt eller ej. Om initiativet anses ha värde godkänns projektet formellt, och en projektledare utses för att övervaka arbetet. Under den här fasen definieras de viktigaste delarna i projektet, såsom:

• Vilka resurser som krävs
• Intressenter
• En kostnadsberäkning
• Risker och beroenden
• En tidslinje för projektet

2. Planering

Under den här fasen i projektledningen utvecklas en handlingsplan till stöd för ditt projekt från början till slut. Allting från projektets omfattning till budget och viktiga milstolpar fastslås under planeringsfasen. Det är då team samlas och arbetet definieras i en genomförandestrategi.

3. Utförande

Detta är den processgrupp där det mesta av åtgärden sker. Teamen arbetar med sitt tilldelade arbete, medan projektledare ser till att uppgifterna flyter smidigt genom arbetsflödet och att alla partier samarbetar effektivt.

4. Övervakning och styrning

Denna grupp är tänkt att identifiera och korrigera potentiella problem som skulle kunna äventyra projektets framgång. Några av processerna i den här fasen är:

• Att mäta framsteg
• Att övervaka variabler som kostnad och omfattning
• Att identifiera nödvändiga korrigeringsåtgärder för att hålla projektet på rätt spår

5. Avslutning

Slutfasen är den sista faset i projektets livscykel och avslutar projektet. Denna fas inkluderar vanligen det ovannämnda mötet post-mortem, där teamen och ledningen kan granska projektet, titta på vad som gick smidigt, vad som gick fel och hur liknande misstag kan undvikas framöver.

Nu när vi har tagit upp grunderna i projektledning ska vi återkomma till projektledarens viktiga roll.

Projektledare är de personer som är ansvariga för att projekt genomförs framgångsrikt. På många sätt är projektledare aktörer för förändring inom en organisation. De definierar projektens önskade mål och resultat och använder sedan sin kompetens för att motivera projektteamet och inspirera gott samarbete.

Projektledare bör kunna prestera bra under press. Andra kanske kämpar med nya utmaningar, men en effektiv projektledare tar till sig dem och känner sig bekväm med att driva affärsresultaten i en ständigt föränderlig yrkesmiljö. En del av den nödvändiga kompetensen hos en effektiv projektledare är att kunna ställa om från att tänka i helhetsbilder till detaljerat tänkande när situationen så kräver.

Projektledare måste också vara flexibel och kunna tänka och anpassa sig snabbt. Det finns inget tillvägagångssätt som passar alla när det gäller att hantera komplexa projekt med ömsesidigt beroende aktiviteter. När problem uppstår ska projektledaren ta hand om dem genom att använda en stor uppsättning verktyg med olika tekniker för varje situation.

Dessutom utökar bra projektledare alltid sina färdigheter. Det sista mötet i slutet av ett projekt är ett perfekt tillfälle att titta på vilka projektledningstekniker som har varit effektiva och vilka som bör omarbetas.

Det kommer inte som någon överraskning att efterfrågan på personer med goda kunskaper i projektledning stiger. Det kommer att fortsätta i och med att organisationer fokuserar mer på projekt än rutinmässig verksamhet.

En studie som utfördes av PMI kom fram till att efterfrågan på projektledning förväntas öka med 33 % mellan 2017 och 2027, vilket är en ökning med ungefär 22 miljoner projektledarjobb på den internationella arbetsmarknaden. Praktiskt taget alla typer av organisationer har projektledare, oavsett om det är deras egentliga yrkesbeskrivning eller de är oavsiktliga projektledare.

Faktum är att många som driver projekt inom sin organisation inte har någon officiell utbildning inom projektledning. Det låter som en omöjlig utmaning, men många människor utan formell utbildning inom projektledning eller någon titel relaterad till det lyckas bra med att leda projekt. Med programvara som förenklar processer som projektplanering och tilldelning av uppgifter kommer alla teammedlemmar som hanterar projekt att få det stöd de behöver för att uppnå organisationens mål.

Det finns flera projektledningsmetoder som organisationer kan genomföra. Nedan följer några populära tillvägagångssätt och metoder som används av projektledare.

Konventionell projektledning

Ett tillvägagångssätt är Project Management Body of Knowledge (PMBOK), som fokuserar på gemensam projektledarkompetens såsom budgetarbete och att hantera input och output.

PMBOK är en uppsättning standardterminologi och riktlinjer för projektledning. Kunskapen utvecklas över tid och utökas genom arbete som övervakas av PMI.

Mycket av PMBOK-guiden är unikt för projektledning, men den överlappar också allmänt ledningsarbete vad gäller planering, organisering, bemanning, genomförande och kontroll av en organisations verksamhet. Andra förvaltningsområden som PMBOK-guiden går in på är:

• Ekonomiska prognoser
• Organisatoriskt beteende
• Företagsledning
• Budgetarbete
• Andra planeringsmetoder

Andra metoder är PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2). Detta är en strukturerad projektledningsmetod och ackrediterat tillvägagångssätt som kan användas för att:

• Förtydliga personers roller
• Hålla kommunikationskanalerna öppna
• Att hantera projektrisker
• Att fastslå baskostnader

PRINCE2 utvecklades som en brittisk regeringsstandard för informationssystemprojekt. Det fokuserar på att dela upp projekt i hanterbara och kontrollerbara faser. Metoden baseras på sju principer:

1. Kontinuerlig affärsmässig förankring
2. Lära av erfarenheter
3. Definierade roller och ansvar
4. Styra i faser
5. Avvikelsebaserad styrning
6. Fokus på produkter
7. Anpassa till projektmiljön

PRINCE2 har sju processer:

1. Uppstart av projekt, där projektteamet kan utses
2. Inleda ett projekt, där affärsfallet slutförs och dokumentationen av projektinledningen sammanställs
3. Styra ett projekt, som avgör hur en projekttavla övervakar ett projekt
4. Kontrollera en fas, som bestämmer hur varje fas ska kontrolleras
5. Hanterar produktleveransen vilket kontrollerar länken mellan projektledaren och teamledarna
6. Styrning av fasövergång, som bestämmer hur man går från en fas till en annan
7. Avsluta ett projekt, som täcker in formell avveckling av projektet och uppföljningsåtgärder och utvärdering av fördelar

Agile projektledning

Nästa metod är Agile projektledning. Detta tillvägagångssätt fungerar ofta bra för projekt i komplexa, snabbt rörliga miljöer, eftersom det gör att team kan reagera flexibelt på föränderliga behov och krav.

Agile projekthandledning är ett iterativt angreppssätt på planering och vägledning av projektprocesser. Ett Agile-projekt slutförs i små avsnitt som kallas iterationer.

I Agile programvaruutveckling refererar en iteration till en enda utvecklingscykel, och varje iteration granskas och kritiseras av ett projektteam som ofta inkluderar företrädare för projektets intressenter. Insikter från kritiken mot en iteration hjälper till att avgöra vad nästa steg i ett projekt bör vara.

Den huvudsakliga fördelen med Agile projektledning är att den gör att man kan reagera på problem allteftersom de uppstår under hela projektets gång. Att genomföra en nödvändig förändring i ett projekt vid rätt tidpunkt kan spara resurser och hjälpa till att leverera ett framgångsrikt projekt i tid och inom budgeten.

Hybrid-projektledning

Hybridmetoden kombinerar delar av Agile med konventionell projektledning. Detta angreppssätt gör att team som är redo för Agile utför iterativt arbete, samtidigt som de har större självständighet jämfört med team som arbetar under en konventionell projektledare som använder sig av "befalla och kontrollera"-metoden.

Planering på hög nivå kan göras på en tidslinje med tydliga start- och slutdatum för att tillgodose intressen hos intressenter och chefer som föredrar milstolpsdrivet arbete. På så sätt slutförs arbetet enligt Agile-metoden, men framstegen rapporteras tillbaka till intressenterna med Gantt-diagram och andra traditionella metoder som de är mer vana vid.

Det finns bra och dåliga sätt att bedriva projektledning, liksom på alla andra områden. Varje organisation är unik i hur den tar sig an projekt, och det finns inget förslag som passar alla. Men vissa grundläggande metoder kan hjälpa organisationer att upprätta en stark projektledningsprocess, som ökar chanserna att få framgång i projektet.

Alla organisationer har sin egen uppfattning om vad som är god praxis och inte. I många fall kan till och med begreppet "bästa praxis" variera beroende på avdelning eller affärsenhet. Av den anledningen bör projektledningens tankesätt utvecklas inom en organisation och innehålla de nödvändiga stegen för att nå slutmålet, samt hur man får företagssponsring för att säkerställa att projektet blir framgångsrikt.

Organisationerna bör överväga var projektledningsfunktionen befinner sig i dag och utveckla mål för var man vill att den ska befinna sig någon gång i framtiden.

Hur väl en organisation hanterar sina projekt kan avgöra deras övergripande framgång. Med tanke på att satsningar som programvaruutveckling är så avgörande för affärsverksamheten och intäkterna, så är processen för hur dessa produkter skapas av största vikt. Många organisationer kämpar med projektledning.

En global studie om projektsamarbete, som släpptes av Planview 2018, visade att ungefär hälften av de projektledare som deltog är missnöjda med sitt projekts synlighet, och många upplever bakslag på grund av kommunikationsproblem.

Detta motsvarar nästan nio veckors förlorad produktivitet varje år.

Studien baseras på en undersökning med 650 yrkesverksamma med erfarenhet av projektledning eller projektarbete. Studien visar att i genomsnitt:

• 55 % av alla nordamerikaner slösar bort sju timmar varje vecka på grund av dåligt samarbete
• 54 % av alla deadlines för projekt hålls inte
• använder 25 % av teamen inte samma samarbetsverktyg
• 37 % av alla yrkesverksamma använder inte någon effektiv projektledningslösning

Av de undersökta projektledarna i studien var 66 % oavsiktliga projektledare.

Det är uppenbart att projektledning har gott om förbättringspotential. Det är för mycket som hänger på att projekt blir framgångsrika för att företagen ska behöva vara efterkloka.

En av de främsta anledningarna att se till att det finns en stark projektledningsprocess på plats är att göra det möjligt för organisationen att driva smidighet. Projektledning är det som gör det möjligt för företagen att utnyttja nyare metoder såsom Lean och Agile.

Företag kan använda projektledningsverktyg för att optimera processen för att leverera fördelarna med Agile över hela organisationen. De kan förstå statusen på ett projekt genom att visualisera processer och arbetet som flödar genom det. Med komponenter som Kanban-tavlor skapas medvetenhet i realtid om hälsa och status för allt projektarbete både inom grupperna och över gruppgränserna.

Detta gör det möjligt för dem att tillhandahålla rätt detaljnivå för att spåra framsteg och identifiera potentiella problem, oavsett projektets storlek och komplexitet.

Gedigna projektledningskunskaper och -tekniker kan hjälpa organisationer att få insikter över teamgränserna för att identifiera områden där det finns möjlighet till kontinuerlig förbättring. De kan utvärdera prestandamätvärden efter team, värdeström och portfölj, samt definiera och utveckla processer utan att begränsa teamens arbetssätt.

Vissa projektledningsverktyg tillhandahåller kraftfulla rapporterings- och analysfunktioner för att:

• Hålla intressenterna informerade
• Ge insikt i leveranstrender
• Ta bort flaskhalsar
• Förutspå framtida problem som kan uppstå
• Anpassa arbetsflödesprocesser för att förbättra produktiviteten

Organisationerna kan öka leveranshastigheten genom att implementera Lean-Agile-rutiner i olika team. Detta kan hjälpa till att driva fram innovation och uppmuntra experimenterande genom att främja samarbete och dynamisk prioritering. Scrum-team, Kanban-team och operativa team kan identifiera hinder i ett tidigare skede och avlägsna dem snabbare och automatisera leveranser med integrering i befintliga utvecklingsmiljöer.

Programvara för projektledning gör det också möjligt för företag att leverera större och mer komplexa resultat genom att samordna arbetsflöden över olika team. De kan förverkliga värde snabbare genom att bryta upp storskaliga initiativ i iterativa släpp, synkronisera planeringen och samordna arbete över olika team för att genomföra Agile utveckling i stor skala.

Kort sagt gör projektledningsprogramvara för Lean och Agile leverans det möjligt för programvaruutveckling, DevOps, IT-drift och produktutvecklingsteam att ständigt förbättra arbetsflödet. Detta hjälper i sin tur teamen att arbeta smartare och leverera produkter till marknaden snabbare.

Projektledningsverktyg säkerställer även strategisk anpassning genom att synkronisera program över flera team med investeringar på portföljnivå, kapacitetsprognoser och prestanda mot strategiska planer. Några av de viktigaste egenskaperna hos programvaruverktyg för projektplanering och projektledning är:

• Visualisering av process och arbete
• Arbetsstatus i realtid
• Arbetskopplingar över gruppgränserna
• Planering och leverans av arbete
• Komplex processkartläggning
• Synliga processpolicyer
• Kontextuellt samarbete
• Lean-analyser
• Flödesanalyser
• Analyser av Agile-grupper
• Avancerad rapportering
• Sökning och filtrering

Projektledning är en disciplin i ständig utveckling som kräver att projektledare levererar arbetet i tid, inom budget och i rätt omfattning. Utöver en unik kompetensuppsättning och samarbetstänkande behöver projektledare rätt verktyg för att hantera både team och uppgifter.

Oavsett om du är en oavsiktlig projektledare eller projektledare på heltid, prova Projectplace gratis i 30 dagar och se själv hur denna programvara för projektledning kan revolutionera hur du leder projekt.