Vad är Agile projektledning för marknadsföring?

Med Agile projektledning bryts stora projekt ner i bitar som kallas sprintar. Sprintar är kortvariga arbetscykler som vanligtvis sträcker sig från en till fyra veckor.

I slutet av en sprint utvärderas det färdiga arbetet och feedback ges. Teamen reviderar sedan arbetet med feedbacken i åtanke, eller om allt är i sin ordning flyttar de till nästa sprint.

Iterativt arbete skapar kortare feedbackslingor, vilket gör det enklare för teamen att hålla projekten anpassade till kundernas preferenser och intressenternas intressen.

Jämfört med traditionell projektledning, där feedbackslingor kan ta flera månader, är Agile projektledning mer flexibel och gör det lättare för teamen att anpassa sig mitt i projektet.

Fördelen med Agile projektledning är att den gör organisationer mer anpassningsbara. Annars kan projekt som planeras ett år i förväg vara irrelevanta när de väl är färdiga. Ny teknik kan ha dykt upp under tiden, eller kundernas preferenser kan ha ändrats.

Agile projektledning kopplades ursprungligen till mjukvaruutveckling, och har nu blivit ett populärt alternativ till milstolpsdrivet arbete. Under åren har yrkesverksamma inom områden som finansiella tjänster, IT, personalfrågor och marknadsföring tagit till sig Agile projektledning som en hjälp att uppnå företagets mål.

Agile projektledning inom marknadsföring är ett angreppssätt som används av marknadsföringsteam (eller tvärfunktionella team) för att leverera värde snabbare genom att använda en iterativ process som syftar till ständig förbättring. Den ger ramar för teamen att:

• Lös komplexa problem
• Ge ett kontinuerligt flöde av värde till kunderna
• Främja innovation så att organisationerna kan ligga före konkurrenterna

Just nu förtjänar Agile projektledning att hyllas inom marknadsföring. Enligt den 3:e årliga rapporten om status för Agile marknadsföring av AgileSherpas angav 42 % av de 637 intervjuade marknadsförarna att de använde åtminstone något av Agiles angreppssätt i arbetsledningen. Detta var också första gången fler marknadsförare identifierades som Agile-utövare än ad hoc- eller traditionella marknadsförare i rapporten.

Man kan lugnt anta att Agile projektledning för marknadsföring är en strategi med lång livslängd. Ett skäl till detta är att den gör det möjligt för organisationer att anpassa sig till snabbt föränderliga trender för att ge innehåll och koncept till allmänheten snabbare. Framför allt är marknadsföringschefer uppmärksamma på dess fördelar.

Uppskattningsvis 93 % av de professionella marknadsförare som har tagit till sig Agile rapporterar om förbättringar vad gäller att lägga fram idéer, kampanjer och produkter till marknaden med hjälp av dess principer.

Men innan vi går för långt in på hur agile projektledning kan tillämpas på marknadsföring ska vi ta en titt på principerna för Agile och de typiska roller som uppstår i många Agile-team.

Agile principer är kända som de 12 vägledande principerna för Agile. Dessa principer är:

1. Att göra kunden nöjd genom tidig och kontinuerlig leverans är högsta prioritet
2. Att välkomna förändringar, även i sena projektfaser, och använda detta för att få en konkurrensfördel
3. Att leverera arbete ofta, med mellan ett par veckors och ett par månaders intervall, med preferens för kortare feedbackslingor
4. Samordning mellan team och företagsledare dagligen under hela projektets gång
5. Att strukturera projekt runt motiverade personer och ge dem det stöd de behöver för att genomföra projektet
6. Att förmedla information till teamen genom personlig kommunikation (via videosamtal eller personligen)
7. Att mäta framsteg med fungerande resultat
8. Att underlätta hållbara framsteg där teamen lär sig att hålla en jämn takt
9. Att prioritera teknisk spetskompetens och en överlägsen produkt för att förbättra smidigheten
10. Minimera mängden onödigt arbete som görs (enkelhet är viktigt)
11. Att inse att det bästa arbetet kommer av självorganiserande team
12. Att stärka team att rutinmässigt reflektera över hur de kan bli mer effektiva och anpassa sin strategi efter det

Agiles 12 principer utformades ursprungligen för mjukvaruutveckling, men de kan fungera i praktiskt taget alla branscher. För marknadsförare kan Agiles projektledningsprinciper hjälpa till att förbättra kundfokuserade marknadsföringskampanjer, från att marknadsföra produktlanseringar till att skapa en kampanj för sociala medier. Genom att arbeta iterativt kan marknadsföringsteam fatta datadrivna beslut utifrån feedback, så att produkter och tjänster anpassas till intressenternas och kundernas intressen.

Agile-projekt består vanligtvis av:

• En projektledare som är involverad i strategiska beslut på hög nivå och ansvarig för att stödja Agile-teamen under sprintarna
• Teammedlemmarna är ansvariga för att leverera varor och tjänster i tid med utmärkt kvalitet, samt tillämpa feedback vid behov
• Intressenter med intressen i projektet: Kunder, ledande befattningshavare och företagssponsorer

I traditionell projektledning sätts tillfälliga team ihop och tilldelas ett projekt. Teammedlemmarna väljs vanligen utifrån deras kunskaper och vad de kan tillföra projektet, men de flesta personerna har liten eller ingen erfarenhet av att arbeta tillsammans. Problemet med det här angreppssättet är bristande förståelse för gruppdynamik. Projektledarna och teamen känner inte till:

• Vad varje teammedlem kan och inte kan
• Varje teammedlems styrkor och svagheter
• Hur lång tid det tar att slutföra olika uppgifter

Resultatet blir att projektledaren har svårt att uppskatta resurser och sätta deadlines.

Agile projektledning inom marknadsföring har ett annat angreppssätt. Teamen består av personer som arbetar tillsammans för att uppnå strategiska mål. Det betyder att projektledare kan leda ett team som består av marknadsförare eller ett tvärfunktionellt team som även omfattar andra yrkesverksamma, såsom kundtjänst, IT eller försäljning.

Agile-team är fasta och ofta halvpermanenta. Det innebär visserligen inte att teamen inte kan förändras, men de håller oftast ihop längre med det här tillvägagångssättet.

När team börjar bli bekväma med att arbeta tillsammans har de en bättre uppfattning av vad de kan och inte kan göra inom en given tidsram. Detta gör det lättare för marknadsföringsprojektledaren att planera framtida iterationer mer exakt, och gör det möjligt för teamen att bli mer konsekventa i hastighet och kvalitet.

Agile marknadsföring är avsiktlig implementering av en specifik Agile-metod för att hantera och förbättra ett marknadsföringsteams arbete. Ett långsiktigt engagemang i den nya metoden är nödvändigt för att övervinna hinder och införliva lärdomar i detta nya arbetssätt.

Arbeta smartare och leverera värde snabbare.Det låter som ett bra motto för marknadsföringsteam, men exakt hur kan det översättas till vardaglig projektledning? Agile marknadsföring ger den väg som kan förvandla en önskan om effektivitet till verklig prestation.

Men Agile marknadsföring är inget magiskt angreppssätt för att få vem som helst att arbeta snabbare – den tvingar inte innehållsproducenter att forska, skriva eller designa med blixtens hastighet. Det beror på en viktig skillnad: Agile marknadsföring handlar om att leverera snabbare.

Hur går det till? För att till fullo utnyttja fördelarna behövs en sund strategi som använder Agile projektledning. Detta tillvägagångssätt ger teamen rätt tankesätt, verktyg och taktiker för att leverera värde mer effektivt.

När Agile projektledning tillämpas på den moderna marknadsföringsvärlden kan den hjälpa team att hålla sig lyhörda på en snabb marknad där det är nödvändigt att anpassa sig snabbt och snabb innovation belönas.

Resten av den här artikeln kommer att djupdyka i de mest betydelsefulla delarna av Agile projektledning för marknadsföring, de vanligaste fördelarna och fem praktiska tips för att hjälpa teamen att komma i gång.

Byggstenarna i Agile projektledning för marknadsföring

Agile marknadsföring härrör från Lean tillverkningstekniker som användes av innovativa japanska bilföretag på 1970- och 1980-talen. En grupp programvaruutvecklare som blev motiverade av Lean-filosofin om kontinuerlig förbättring blev på 1990-talet banbrytande med ett nytt angreppssätt för projektledning som heter Agile.

Den nya metoden är skräddarsydd för kunskapsbaserat kreativt arbete och värderade tidiga och frekventa leveranser av små värdeökningar, fokus på kundpreferenser och andra visionära principer som beskrivs i gruppens Agile-manifest.

Agile skiljer sig från den tidigare vattenfallsstrategin inom projektledning på några huvudsakliga sätt. Projektledning enligt vattenfallsmetoden väresätter statisk planering på lång sikt och ett linjärt, sekventiellt tillvägagångssätt.

Ta till exempel en vattenfallstrategi för att utveckla en marknadsföringskampanj. Precis som ett vattenfall flyter en sådan process nedåt i en riktning: metodinställningsfasen är beroende av att strategidefinitionsfasen är klar, och strategifasen kan inte påbörjas förrän i slutet av marknadsundersökningsfasen osv. Faserna inträffar inte samtidigt, och teamen arbetar i stuprör och kan inte lätt samordnas.

Agile betonar däremot anpassningsbar planering och ett samtidigt, skiktat tillvägagångssätt i projektledningen. Detta mer flexibla och iterativa angreppssätt gör det möjligt för ett tvärfunktionellt team att i samarbete utveckla de delar som utgör ett projekt.

När en Agile projektledningsstrategi tillämpas på en marknadsföringskampanj går varje del – inklusive marknadsundersökningar, strategiutveckling, val av mått och media samt innehållsskapande – igenom flera versioner innan projektet slutförs. En fas i projektet slutar inte nödvändigtvis innan en annan börjar, och ständig förbättring, inte perfektion, är målet.

Agile värdesätter experiment och uppmuntrar teamen att dra nytta av misslyckande och informera nästa arbetsrunda. Teamen levererar arbetsrundor så fort att delarna kan förändras i enlighet med kundens feedback.

Även om Agiles principer först användes av ingenjörer och mjukvaruutvecklare har de visat sig framgångsrika i andra branscher, från byggföretag till finansinstitut till produktutvecklingsbolag under de senaste 25-30 åren. Marknadsföringsteam är bland de grupper som har insett hur större smidighet och samarbete kan ge mer konsekvent och framgångsrikt marknadsföringsinnehåll och -kampanjer.

I grund och botten kan Agiles principer, när det finns ett komplext projekt att genomföra, en ny produkt att tillverka eller en tjänst att förbättra, hjälpa till att organisera ett marknadsföringsteam för att producera mer värde på kortare tid.

Driv kontinuerlig förbättring med Agile

En annan stor skillnad mellan Agile projektledning och den traditionella vattenfallsmetoden är slutförandepoäng. Agile handlar om ständig förbättring, vilket betyder att Agile projekt sannolikt kommer att ha fler slutförandepoäng än konventionella projekt.

Ponera till exempel att ett team förbereder en marknadsföringskampanj för en produktlansering om tre månader. I ett milstolpsdrivet projekt kan de planera projektet under de kommande tre månaderna. När de är klara tre månader senare lanserar de sin marknadsföringskampanj.

Med Agile projektledning kan dock teamet ha tre punkter att komplettera i stället för en. En månad in i ett projekt lanseras kampanjen och får feedback. Därifrån reviderar teamet projektet med feedbacken i åtanke, och lanserar det sedan igen. De upprepar processen med lansering och revidering av projektet tills de når sin deadline.

By then, the team should have a finished product that’s been optimized two or more times before the final product is released. Both project management styles involve planning and timelines, but the Agile approach has shorter feedback loops, which means there are more chances to improve a deliverable before the project is over.

Agile projektledning är för alla

En av de största fördelarna med Agile projektledning är dess mångsidighet. Den är inte bara tillräckligt flexibel för att passa de flesta typer av arbete. Vem som helst kan använda den om de strävar efter ständig förbättring. Oavsett om någon är oavsiktlig projektledare eller en certifierad Agile-specialist kan de använda Agile för att uppnå sina mål.

Det finns inget tillvägagångssätt som passar alla i Agile projektledning. För att få ut mest av Agile-metoden kan teamen anpassa sättet de tillämpar Agile på, för att komplettera sina unika behov.

Agile marknadsföring kan implementeras genom flera olika metoder eller ramverk, som till exempel:

• Scrum (född ur mjukvaruutveckling)
• Kanban projektledning (konstruerad inom tillverkningsområdet)
• Scrumban (en hybrid av dem båda)

Teamen kan också anta en hybridstrategi som använder milstolpar på hög nivå för planering och iterativt arbete.

För att få Agile att fungera handlar det i slutändan om hur ett team eller en organisation tillämpar metoden. De mest högpresenterande Agile-teamen hittar ett sätt att implementera Agile som hjälper dem med sina mål och fortsätter att se över sin strategi när deras mål utvecklas.

Nedan följer några sätt att implementera Agile i marknadsföringsprojekt.

• I Scrum är arbetet uppbrutet i sprintar, eller bestämda tidsperioder där olika segment av arbetet måste slutföras.
• Kanban projektledning föredrar en "release when ready"-metod hellre än tidsboxad leverans och begränsar antalet uppgifter för att maximera genomströmningen.

Iden med båda metoderna är att främja en flexibel, lösningsorienterad process där teammedlemmarna hela tiden arbetar med problemen, håller ett öga på prioriteringen och tar bort hinder för att gå vidare.

Agile projektledning använder strategiskt möten, så kallade "ceremonier" på Scrumspråket och "kadenser" inom Kanban projektledning, som viktiga aktiviteter för att teamen ska få arbetet gjort. Beroende på vilken metod som föredras har dessa händelser olika namn, inklusive dagliga stand-ups, prioriteringsmöten, sprintplaneringsmöten eller retrospektiv.

Varje möte har ett något annorlunda syfte, men alla är strukturerade för att underlätta samtal inom Agile-marknadsföringsteamet, hjälpa teamet att prioritera arbetet och behålla fokus på dessa prioriteringar. Samtalen täcker ämnen som:

• Vad levererade du i går?
• Vad kommer du att leverera i dag?
• Har du några spärrar eller hinder?
• Hur kan vi arbeta som ett team för att hjälpa dig att övervinna hindren och få det där arbetet gjort?

Scrum-marknadsförare förespråkar att arbeta i "sprinter" av aktivitet, ofta mellan två och fyra veckor långa, där ett team släpper värde för en given period och sedan stannar upp för att utvärdera och planera för nästa sprint.

Kanban-marknadsförare föredrar att arbeta på ett mer kontinuerligt sätt – ofta kallat "flöde" – för att utförandet av arbetet, granskningen och planeringen ska vara obrutna.

Och marknadsförare som tillämpar Scrumban tar delar av varje metod och skräddarsyr sitt tillvägagångssätt enligt sina specifika behov och arbetsstil.

Agile marknadsföring hjälper marknadsförare att hålla sig aktuella och konkurrenskraftiga genom att erbjuda följande fördelar.

Hastighet med urskiljning

Oavsett om ett företag säljer bilar eller skor, programvara eller innehållstjänster gör Agile projektledning det möjligt för marknadsföringsteamen att leverera värde till marknaden snabbare, och senare använda en datadriven metod för att snabbt få och reagera på feedback.

Faktum är att efter att ha antagit Agile marknadsföringsmetoder omsätter organisationerna idéer i handling på mycket kortare tid: från flera månader till mindre än två veckor enligt McKinsey and Company. CMG Partners sjätte årliga undersökning av marknadschefer (CMO:er) "Fördelen med Agile" visade att 93 % av alla CMO:er som använder Agile-metoder säger att tiden det tar för idéer, kampanjer och produkter att hamna på marknaden har förbättrats.

Men "snabbare" innebär inte brist på planering eller urskillningslöst frampressande av innehåll. Agile projektledning är strategisk. Den välkomnar planeringsprocessen samtidigt som den sparar utrymme för anpassning och att vara lyhörd för marknaden.

Låt oss till exempel titta på processen för att skapa en e-bok om innehållsmarknadsföring. Enligt en ordinär marknadsföringsstrategi skulle flera månader och stora resurser läggas på att skapa ett sådant projekt och släppa det på en gång – utan att man skulle veta om sådant innehåll är till nytta för publiken.

Enligt ett tillvägagångssätt med Agile projektledning för marknadsföring skulle i stället en översikt skapas först, och sedan skulle man förlita sig på analyser och kundfeedback för att testa om något vann gensvar hos publiken, och i så fall vad. Om data visade att publiken hade större intresse för ett kapitel om "hur man skriver e-böcker" och mindre för "hur man marknadsför e-böcker på sociala media", så skulle e-bokens innehåll kunna anpassas utan egentlig förlust av tid eller resurser. Agile-metoden kan hjälpa till att leverera "Den ultimata guiden till hur man skriver e-böcker" till en redan mottaglig publik.

Om teamet hade suttit i månader med huvudet nedåt och skrivit och släppt hela e-boken hade det missat viktiga lärdomar från publiken – som då kanske hade svarat med ett "inte intresserad" och klickat bort från produkten i stället för ett "det låter användbart" och ett klick mot mer engagemang.

Större fokus och produktivitet

Både interna och externa intressenter kontaktar marknadsföringsteam med många olika behov. Under en typisk vecka kan ett marknadsföringsteam få höra förfrågningar som:

• Kundserviceteamet vill att trasiga webbplatslänkar ska lagas direkt
• Det europeiska säljteamet behöver en översättning till franska av ett produktblad
• Det nya produktteamet vill marknadsföra sitt kommande webbinar på sociala medier
• Medlemsteamet vill dra nytta av en kunds positiva upplevelse genom att få en fallstudie skriven så snart som möjligt

Oavsett om sådana förfrågningar kommer inifrån en avdelning eller utifrån kan det bli svårt för ett marknadsföringsteam att hantera och prioritera inom ett så stort spann av arbete och överlappande deadlines. Att bestämma vad man ska åtgärda först är ett vanligt dilemma för marknadsföringsteam, särskilt när man har begränsade resurser.

Strategin med Agile projektledning för marknadsföring gör dessa beslut lättare genom att, när varje förfrågan kommer, fråga: "Vad kommer att ge mest värde till våra kunder?" Denna enkla fråga hjälper teamet att prioritera, samordna arbetet och sätta gränser.

Teamet börjar med att inleda en planeringsperiod där en uppsättning mål definieras och man kartlägger en specifik tidslinje när arbetet kommer att äga rum. Beväpnat med dessa målsättningar – och stöd från ledningen – kan Agile-marknadsföringsteamet kommunicera bättre med förfrågarna när arbetet faller utanför denna räckvidd och måste läggas till listan över nytt arbete.

Med en sådan tydlig och definierad process är det svårare för intressenterna att hävda orättvis eller gynnsam behandling. Den ger också marknadsföringsteamen mer frihet att koncentrera sig och göra sitt bästa arbete utan att stressa över motstridiga prioriteringar.

Synlighet och effektivitet

Verktygen för Agile projektledning gör det möjligt för alla teammedlemmar att lätt se var projekten är i pipeline. Statusuppdateringar i realtid hjälper teamen att arbeta mer effektivt och självständigt.

I de fall där någon enligt traditionella arbetssätt skulle ha kontaktat den ledande projektledaren eller väntat på statusmöten gör dessa verktyg att medlemmarna helt enkelt kan checka in på tavlan och se status på några sekunder. Öppenheten gör att ledningen kan svara och reagera på blockeringar innan de blir för stora och svåra att övervinna.

Bättre motivation, jobbstolthet och nöjdhet

Betydelsen av Agile projektledning för motivationen kan inte överskattas. Medlemmarna i marknadsföringsteam rapporterar att de känner sig mer nöjda med den produkt eller tjänst de är med och producerar, och mer engagerade eftersom de har större kontroll över sitt arbete. Nöjdhet med arbetet tillskrivs också det faktum att ett Agile marknadsföringsteam är mer anpassat till affärsmålen, att stötestenar kan identifieras snabbare och att arbetet oundvikligen håller högre kvalitet.

En Agile marknadsföringsstrategi har betydande fördelar för ett marknadsföringsteam, men den kräver att man bryter med traditionerna och inför ett avgörande byte av tankesätt. Det kan hända att teammedlemmar känner ett naturligt motstånd mot en så grundläggande förändring i arbetssättet, även om de får se bevis för Agiles ultimata värde.

En mästare i Agile marknadsföring bör börja med att erkänna dessa barriärer och sedan arbeta för att ett team ska komma ut ur sin bekvämlighetszon. Här är några riktlinjer för att snabbare förverkliga fördelarna med Agile marknadsföring.

Gör ingenting ensam

Från redovisning till marknadsföring till IT är Agile projektledning först och främst teaminriktad. Ingen behöver lösa problem som om hen vore ensam på en ö – alla är delar av en skärgård, som tar sig an utmaningarna som ett team.

Och glöm inte ledningen: Genom att få ledningens stöd för målsättningar och uppgifter blir det färre stötestenar på teamens väg mot att kunna leverera en övergripande företagsstrategi.

Se feedback tidigt och ofta

En del av teamens arbetsflöde borde omfatta en process för att be om och ta emot feedback, inte bara från deras publik, utan också från internationella intressenter, särskilt de som arbetar i frontlinjen med kunderna. Även att dela lite värde – att släppa ett e-postbrev om försäljningsanpassning till en utvald publik eller en vitbok som en del av ett större marknadsföringspaket – kan ge betydelsefulla upplysningar.

Bjud in publiken att reagera för att hjälpa teamet att avgöra om det är bäst att fortsätta i samma riktning eller ändra kurs. Ett Agile-marknadsföringsteam kan till exempel testa sin publikrespons på ett webbinar innan de investerar i och lanserar ett års webbinarier med samma ämnesexpert.

Lita på data för att utforma nästa steg

Bestäm framgångsmått för olika sekvenser av innehåll och använd analyser för att informera nästa steg i en Agile projektledningsprocess. Det är kanske viktigt att mäta procentandelen i ökning av användare som läser ett e-postbrev, antal nya kunder som engagerar sig i ett webbinar eller typ av uppgift som kräver mer information. Dessa målstolpar hjälper ett team att bestämma när man ska svänga och gå i en lite annan riktning, när man ska hålla ut och gå vidare med en plan eller när man ska överge hela idén och börja om på nytt.

Ta misslyckanden som en lärdom

En Agile marknadsföringsprocess bjuder in till störningar och välkomnar misslyckanden som ett sätt att lära sig, men den uppmuntrar också teamen att inte göra samma misstag två gånger. (Om ordet misslyckande framkallar för negativa associationer, så använd ett annat uttryck, som exv. vändpunkt, signalpost eller försök och misstag, för att hjälpa till att stärka teamet).

Kräv inte perfektion – sikta på upptäckter

Inse att rätt svar kanske inte kommer vid den första eller andra iterationen. Bygg upp en icke dömande process där alla team kan lära av varandras misstag och bygg ett ramverk som gör att nästa rätta svar avslöjar sig.

Att frigöra dig själv och andra teammedlemmar från den begränsande idén att "Det här måste vara perfekt" gör att kreativitet och samarbete kan blomstra.

Programvara för projektsamarbete kan hjälpa marknadsföringsteam att bättre visualisera och hantera alla olika uppgifter som finns i en sådan flexibel och flytande process. En sådan lösning är särskilt användbar när den inkluderar dokumenthanteringsfunktioner som hjälper till att spåra dokument, hantera versioneringsprocessen och underlätta teamets beroende av papper.

Om alla processer är iterativa på sätt och vis, varför är då Agile projektledning en sådan omvandlande marknadsföringsstrategi? Den iterativa process som började med stenhjulet gav oss ju slutligen bilar under det tidiga 1900-talet, eller hur?

Det enkla svaret är att dagens marknad inte väntar så länge, och om teamen inte agerar snabbt, som man säger, kommer de att bli omsprungna. Den moderna konsumenten upplever så många marknadsföringsmeddelanden varje dag från så många källor att marknadsföringsteamen inte har lyxen att kunna spendera åratal eller månader på att skapa stora projekt – en process med iterativ förbättring måste inledas nu.

Agile projektledning ger de anpassningsbara ramverk och förändringar i tankesätt som behövs för att driva marknadsföringsteam på vägen mot ständig förbättring, snabbare leverans och konkurrensfördelar.

Hur effektiv är Agile projektledning för marknadsföringsteam? Se själv med Projectplace, programvaran för projektledning levereras med alla verktyg som behövs för att planera, lansera och hantera Agile-team i alla storlekar. Registrera dig för Projectplace i dag och få en gratis 30 dagars provperiod.