Projektledningstips och -verktyg

Oavsett om du leder ett projekt för första gången eller är en erfaren projektledare är det svårt att planera och genomföra projekt – men det behöver inte kännas som en strid i uppförsbacke. Här är några projektledningstips som hjälper dig att slutföra projekt mer effektivt.

1. Börja med ett tydligt mål i åtanke

Den kände baseballspelaren Yogi Berra sa en gång: "Om du inte vet vart du ska, så hamnar du någon annanstans."

För projektledare är Yogis ord mer än bara ännu ett motivationscitat. De berör själva kärnan i projektplanering, som är att kartlägga vart du ska och bestämma hur du ska komma dit. Att kunna definiera sina mål är en viktig del av god projektledning.

Ställ dig följande fråga: Vad är målet med mitt projekt?

När du har svaret på den frågan kan du börja planera hur du ska uppfylla dina målsättningar för att nå det slutmålet. Om du har en tydlig vision av vad du vill åstadkomma (och håller dig till den visionen) kan du lättare hålla projektet på rätt kurs och det blir enklare att leverera arbetet i tid och inom budget.

2. Håll kommunikationskanalen öppen

God kommunikation är utan tvekan ett av de viktigaste projektledningstipsen. Hur du kommunicerar med team och intressenter kan vara helt avgörande för ett projekt, särskilt när efterfrågan på distansarbete bara ökar.

Att hålla en öppen kommunikationskanal är inte samma sak som överkommunikation. Att bombardera team med överflödiga meddelanden kan överbelasta dem och göra att viktig projektinformation går förlorad i strömmen av meddelanden. Du kan effektivisera din kommunikation genom att hålla dig till ett korrespondensmedium. Det bästa sättet att göra detta är att använda programvara för projektledning.

"Minimera komplexiteten och håll kommunikationen öppen genom att byta in din verktygsuppsättning mot en specialbyggd lösning för att hantera arbete och möjliggöra samarbete." – Zach McDowell, chef för produktmarknadsföring på Planview

Projektledningsverktyg gör det enklare för projektledare att effektivisera kommunikationen. I stället för att man ska jonglera med e-post och andra meddelandeverktyg hålls all kommunikation på samma plattform, så att konversationerna är lättare att spåra.

Titta efter projektledningsprogramvara som gör att team kan kommunicera och dela filer i funktioner som:

• Direktmeddelanden
• Gruppchattar
• Kommentarer på arbete som har tilldelats via Kanban-tavlor och Gantt-diagram

Detta gör att du kan kommunicera med relevanta parter, som exempelvis team som har tilldelats specifika uppgifter, i stället för att översvämma alla med feedback och statusuppdateringar.

3. Skapa en kultur som uppmuntrar tillväxt

Ett av det viktigaste tipsen vad gäller projektledning är att hitta ett värde i misslyckande. Att vända misstag till lärdomar är en central del i Lean-metoden, men det kan tillämpas på snart sagt alla typer av projektledningsmetoder.

Skapa en miljö som värdesätter kunskap och tillväxt i stället för att fokusera på att teamen ska leverera perfekt arbete. Vänd bakslag som har orsakats av den mänskliga faktorn till lärdomar. Undersök vad som gick fel och hur teamen kan undvika att göra samma misstag i framtiden.

"När saker går fel är inte frågan 'Vems fel är det?' utan 'Vad har vi lärt oss av det här och hur kan vi undvika det i framtiden?'" – Rachaelle Lynn, certifierad SAFe-agilist och senior marknadsföringschef på Planview

Det här tillvägagångssättet är perfekt för att skapa väl avvägda team, och är särskilt användbart om du hanterar halvfasta team som arbetar tillsammans under längre perioder.

4. Stärk dina team

Att följa ovanstående projektledningstips är första steget mot att stärka dina team genom att:

• Upprätta dina projektmål
• Vidga kommunikationskanalen mellan dig och dina team
• Låta teammedlemmarna lära sig av sina misstag

Det är dags att ge dina team mer autonomi i beslutsfattandet. Om du är en Agile projektledare så vet du kanske redan hur viktigt det är att ha autonoma team. Men du behöver inte följa någon specifik projektledningsmetod för att ge dina team större ansvar.

Som projektledare är din roll att leda – inte detaljstyra. Låt teamen fatta en del av besluten.

Teammedlemmarna är de som utför uppgifterna och de har den funktionella kunskapen för att lösa problem och planera hur arbetet ska genomföras. Detta kommer inte bara att göra att teamen känner sig mer stärkta, det kan också hjälpa dem att känna delaktighet i arbetet, vilket motiverar dem att fortsätta nå milstolpar och uppnå organisatoriska mål.

Alla projektledare kan dra nytta av de här projektledningstipsen. Men vad exakt är en projektledare?

Termen "projektledare" beskriver någon som är ansvarig för en deadline, en budget, resurser (system/tjänster) eller personal. Följaktligen är alla som har lett ett projekt bekanta med något av den komplexitet som rollen innebär, till exempel förmågan att:

• Kommunicera effektivt
• Hantera resurser
• Hantera intressenter och stöd från ledningen

Vissa projektledare arbetar bara med projektledning. Större organisationer anställer särskilda projektledare som på ett korrekt sätt ska uppskatta omfattningen av, bedöma, planera och genomföra projekt i tid och enligt budget.

Andra projektledare kan hjälpa till att hantera projekt även om det inte är deras främsta arbetsuppgift. Oavsett om det handlar om en formell eller informell projektledningsroll kan alla som arbetar med arbetsgrupper klassas som projektledare.

Projektledare måste förstå varje persons roll och ansvarsområden för att kunna se till att rätt kommunikation äger rum med hänsyn till pågående förändring.

När själva arbetet blir mer komplext ökar projektets storlek (omfattning). Omfattningen av ett projekt avser de specifika målen för projektet och avgör i hög grad vad projektet i slutändan kommer att kosta.

När omfattningen av ett projekt ökar eller nya mål läggs till, som inte ingick i den ursprungliga arbetsuppskattningen, kallas det för "ambitionsglidning". Det är en viktig anledning till varför vissa projekt slutförs sent och/eller spräcker budgeten.

Att förebygga ambitionsglidning är projektledarens ansvar i skydd av projektets "sponsor", en chef, företagsägare eller annan person med beslutsbefogenhet inom organisationen som godkänner och stöder projektet i dess helhet.

Nu när vi har tagit upp några specifika delar av projektledarens roll ska vi undersöka hur alla kan bli en bättre projektledare. Det här är fantastiska projektledningstips för projekt av alla storlekar:

Sätt upp prioriteringar

Vilka är de största projekten som ditt team behöver få gjorda i år? Det här kvartalet? Kom överens med personer i organisationen och sätt upp överenskommelserna på en tavla – en whiteboard om ni alla eller de flesta av er är på plats, eller ett digitalt verktyg om ni alla eller de flesta av er befinner er på distans – så att alla kan se. Alla som går förbi tavlan eller läser er lista online kommer att förstå vad ditt team vill uppnå under en specifik tidsperiod.

Dela upp arbetet

Dela upp stora projekt i mindre delar. Återge uppgifter, berättelser och projekt separat och tilldela dem till teammedlemmarna.

Upprätta gränser

Hur mycket pågående arbete (WIP)bör varje person ha? Detta kan variera beroende på team. De flesta teammedlemmar kan inte effektivt jonglera med fler än två eller tre uppgifter samtidigt. Försök därför börja i liten skala och granska resultaten innan WIP-policyn ändras.

Visualisera processen

Många projektledare finner värde i ett visuellt angreppssätt på projektledning. Använd processen du redan har (även om den bara existerar i ditt huvud), skapa rader och kolumner på en projekt- eller Kanban-tavla som på ett korrekt sätt återspeglar de åtgärder som måste vidtas för att något ska bli gjort.

Sidokommentar: Om du för närvarande inte praktiserar Agile så är visualisering av ditt arbete ett av de viktigaste projektledningstipsen för övergång till en metod som Kanban för projektledning.

Börja flytta kort

Uppmuntra alla i ditt team att börja delta så snart alla i teamet förstår hur tavlan ska användas. Börja tilldela uppgifter till personer (genom att skriva deras namn på kortet eller med hjälp av en elektronisk Kanban-tavla).

När teammedlemmarna är redo att börja arbeta drar de uppgiftskorten in i "pågår"-fältet. Detta visar resten av teamet vad de arbetar med.

Samarbeta

När teammedlemmarna är bekväma med att flytta kort över en tavla kan de naturligtvis börja samarbeta. Eftersom alla kan se vad de andra arbetar med kan de ge proaktiv feedback och hjälp som kan påskynda eller förbättra det arbete som görs.

Upprepa

Många team håller möten varje vecka eller varje dag runt projekttavlan för att se över prioriteringar, diskutera hinder och uppdatera varandra om aktuellt och kommande arbete.

Vi ska se vad vi har lärt oss: Först diskuterade vi fyra viktiga projektledningstips. Därefter tog vi upp hur man blir en mer effektiv projektledare. Nu ska vi fördjupa oss i en kategori av programvarulösningar som har ökat betydligt under åren: projektledningsverktyg.

Projektledare tycker att projektledningsverktyg ger mycket effektiv hjälp i projektledningen och för att hålla alla uppdaterade (utan att man behöver ligga sömnlös över det). Visuella verktyg och projekttavlor hjälper till att visa projektstatus och att identifiera (och lindra) förseningar eller flaskhalsar.

Projektledningsverktyg gör att du kan se:

• Övergripande projektstatus: Procentandel som är slutförd, milstolpar och förseningar.
• Flaskhalsar: Identifiera dem och upprätta en plan för att få bort flaskhalsen. Detta kan vara att omfördela medarbetare för att hjälpa till att "rensa upp" i de trånga passagerna eller omprioritera arbetet så att en och samma person inte arbetar med för många saker samtidigt.
• Organisationsprioriteringar: Stora projektinitiativ som arbete utförs åt.

Projekt som drar nytta av projektledningsverktyg

Många projekt är mångfasetterade. Det innebär att projektet har många faser som involverar många människor som kan arbeta på olika fysiska platser och kanske till och med i olika projektteam. Det här är en av många anledningar till varför projektledningsverktyg är så användbara för projektledare, deras team och deras intressenter.

En del arbete utförs samtidigt, men annat arbete kan bara påbörjas eller slutföras efter det att en annan uppgift har slutförts. Detta kallas beroende arbete, eller uppgiftsberoende.

Team som samarbetar delar ofta uppgiftsberoenden och förlitar sig på projektledningsverktyg för att förbättra flödet i beroende arbete.

På så sätt kan en teammedlem som är ansvarig för att utföra arbetet enkelt signalera till nästa person i processen att de är redo att börja.

Fotnot: Kommer du ihåg "ge dina team verktyg" från listan över projektledningstips ovan? Projektledningsverktyg ger teammedlemmarna en delad plattform för att kommunicera, samarbeta och lösa problem tillsammans, vilket ger dem större delaktighet i sitt arbete.

Att använda verktyg för projektledning för att hantera uppgiftsberoenden minskar inte bara mängden tid som slösas bort i ett projekt (sysslolös väntetid) utan minskar också mängden stress teamen hamnar i när de bollar med tid som tillbringas med att utföra arbetet och tid som ägnas åt att hantera förändringar i arbetet.

Så länge varje teammedlem håller projekttavlan uppdaterad kan uppgiftsberoenden, flaskhalsar och prioriteringar lätt identifieras vid första anblick av vem som helst.

Projektledning är det bästa sättet att hålla sig uppdaterad om projektstatus och hålla teamet informerat om skiftande prioriteringar och processflöden. Eftersom projektledning till stor del handlar om att hantera förändring kan det spara enorma mängder tid att ha en visuell karta över projektets status om man är projektledare.

Några av de vanligaste projektledningsverktygen är kalkylblad, whiteboards och samarbetsverktyg som exempelvis Kanban-tavlor online.

Dessutom hjälper projektledningen medarbetarna att "fatta" snabbare genom att de ser det arbete som behöver göras och aktivt kan hantera sina individuella arbetsposter på en visuell teamtavla.

Effektiva projektledningsverktyg är mycket viktiga för projektledare. Om du inte följer något av de andra tipsen för projektledning i den här artikeln, så se till att du väljer en lösning för projektledning. Det är så många detaljer som behöver följas upp (datum, resurser, uppgifter och milstolpar) för att driva ett projekt framåt att man kan bli galen om man måste förlita sig bara på minnet eller handskrivna lappar.

Projektledare väljer projektledningsverktyg för att hålla reda på detaljer som ständigt förändras. De minskar komplexiteten i ett projekt genom att de hjälper projektledaren att:

• Poolresurser
• Se trender i produktiviteten
• Hjälp teammedlemmarna att hålla fokus på rätt saker

Oavsett om du projektleder ditt första eller tusende projekt kan projektledningstipsen i den här artikeln hjälpa dig att bli mer framgångsrik. Se hur enkelt projektledning kan vara med en omfattande lösning som Projectplace. Registrera dig i dag för en gratis 30-dagars provperiod så kan du prova på den bästa hanteringen av arbetsbelastning, dokumentlagring och andra projektledningsverktyg på en enda plattform.