Vad är ett projektmöte? Tips och typer

Ett projektmöte underlättar samarbete, ledarskap och beslutsfattande av högsta kvalitet. Ett välorganiserat möte i varje kritiskt skede av projektet är det bästa sättet att hålla projekten på rätt spår. Framgångsrika projektmöten är ett kännetecken för utmärkta projektledare.

Förståelse för projektmötena är nyckeln till att ta fram dagordningar som täcker alla de ämnen som krävs för varje möte utan att hamna på fel spår. I den här artikeln diskuterar vi typer av projektmöten, agendor och viktiga tips för möten under hela projektets livscykel.

Förutom kickoff-mötet, där projektledaren ser till att projektgruppen har allt de behöver för att starta projektet, finns det många andra typer av projektmöten, beroende på syftet med kommunikationen.

Projektmöten kan vara följande:

• Regelbundna gruppmöten
• Stakeholder meetings
• Möten om kontroll av förändringar
• Möten för översyn av läget
• Projektgranskningsmöten

Projektledarens främsta ansvar är kommunikation, och en del av att vara en effektiv kommunikatör är att veta när man ska hålla ett möte och vilken typ av möte som är mest effektivt. Ett projektmöte är hur:

• Affärsprocesserna är tydligt förklarade och förstås.
• Detaljerade uppdrag är korrekt definierade och dokumenterade.
• Uppdragsbeskrivningar sprids och rapporteras för att säkerställa att framsteg görs löpande.
• Statusuppdateringar rapporteras till projektkunden och andra viktiga intressenter.

Hur projektledaren planerar, genomför och följer upp varje projektmöte är avgörande för hur han eller hon lyckas, liksom för projektets övergripande framgång.

Låt oss titta närmare på varje typ av projektmöte.

• Regelbundna gruppmöten: Detta projektmöte är den vanligaste och mest frekventa mötestypen under projektets livscykel. Oavsett om de är dagliga, veckovisa eller månatliga, planeras de i kommunikationsplanen.
• Möten med intressenter: Detta är en viktig typ av projektmöte, eftersom intressenternas stöd är avgörande för projektets framgång. Möten med intressenterna bidrar till att upprätthålla intresset och engagemanget för projektet. Dessa möten är ett bra tillfälle för projektledaren att ge en uppdatering av projektet och höra feedback från intressenterna.
• Möten för kontroll av ändringar: Syftet med denna mötestyp, som organiseras av ett kontrollorgan för ändringar, är att granska begäran om ändringar. Styrelsen godkänner eller avslår ändringar och kommunicerar med berörda parter för att utbyta information och säkerställa uppföljning. Vid detta projektmöte bör projektledaren vara beredd att presentera sin professionella åsikt om den föreslagna förändringens inverkan, ge en rekommendation och diskutera steg för att kommunicera och genomföra förändringen.
• Statusgranskningsmöten: Typiskt sett följer detta projektmöte en enhetlig dagordning och frekvens. Den hålls för att diskutera och analysera information om projektets aktuella framsteg. Projektledaren tillhandahåller resultatrapporter för att ge teamet och intressenterna en förståelse för prestationsnivåer och framsteg i arbetet.

Dagordningen för detta projektmöte kan innehålla följande:

1. Status för schemat: Genom att granska projektets tidsplan kan deltagarna förstå effekterna av förseningar och eventuella möjligheter som kan uppnås genom att avsluta uppgifterna i förtid.
2. Status för räckvidden: Visa hur mycket arbete som har utförts, med tonvikt på viktiga milstolpar i projektet.
3. Budgetstatus: Jämför planerade och faktiska utgifter för teamet och intressenterna.
4. Frågor/risker: Denna del av projektmötet ägnas åt att höra frågor och problem så att de kan tas upp under projektets gång.
• Projektöversynsmöten: Detta projektmöte hålls i slutet av projektet eller projektfasen för att diskutera erfarenheterna, både när det gäller vad som ska fortsätta och vad som ska förbättras. Se till att hålla mötet strax efter att projektet är avslutat, innan gruppmedlemmarna har gått vidare till annat arbete och lagt projektet bakom sig. Detta projektmöte är också ett utmärkt tillfälle att uppmärksamma och gratulera teamet till deras fantastiska arbete.

Det finns många sätt att förbereda, genomföra och följa upp möten. Att göra det på rätt sätt kan vara skillnaden mellan ett lyckat och informativt projektmöte som når sina mål och säkerställer att alla är på samma sida eller att deltagarna inte förstår vad som förväntas av dem för nästa steg. Detta innebär att projektet kan bli en stor framgång, ett katastrofalt misslyckande eller något däremellan.

Projektledaren måste upprätthålla ett rykte som en utmärkt projektmötesledare som leder produktiva och fokuserade möten.

Dessa tips för projektmöten hjälper dig att skapa och genomföra möten som är organiserade, effektiva och ändamålsenliga för att underlätta projektets utveckling.

1. Planera väl och sätt upp mål.

Många projektledare anser att det är onödigt att planera projektmöten eller lägger inte tillräckligt mycket kraft på detta steg, men ett välplanerat möte kan garantera att målen för mötet uppnås.

Vad behöver göras innan mötet är slut? En tydlig förståelse av målen gör att man undviker slöseri med tid och frustrerade deltagare.

2. Skapa en dagordning.

Även en kortfattad lista över ämnen garanterar att allt tas upp och att projektmötet kommer tillbaka på rätt spår om det behövs. Kontrollera med ditt team, och vid behov med andra deltagare, för att se till att alla punkter kommer att tas med och behandlas. Förbered de avsedda deltagarna genom att dela ut dagordningen och eventuella nödvändiga anteckningar i förväg.

Stoppa sidodiskussioner innan de leder mötet helt ur kurs och notera att du vid behov planerar ett uppföljningsmöte. Återgå till dagordningen så att målen för det aktuella projektmötet kan uppnås. Om ett projektmöte sträcker sig längre än vad som ursprungligen var tänkt kan det störa deltagarnas tidsplaner genom att det blir långvarigt, vilket kommer att skada framtida närvaro och deltagande.

3. Inkludera rätt deltagare.

Detta innebär att du måste bjuda in alla som behöver delta, men också att du måste utesluta dem som inte behöver delta. Sikta på minsta möjliga antal deltagare för att uppnå målen för projektmötet. Teammedlemmar, intressenter och/eller ledningen kan vara lämpliga deltagare, beroende på mötestyp, men onödiga deltagare kan distrahera andra och bromsa processen.

4. Börja och avsluta i tid.

Att börja projektmötet i tid visar på ledarskap och respekt för de personer som har tagit tid från sina hektiska scheman för att delta. Senare ankomna måste komma ikapp.

Om du börjar mötena sent eller ägnar tid åt att upprepa missad information kommer de som kommer sent inte att motiveras att komma i tid till nästa projektmöte, och de deltagare som kom i tid kommer att bli irriterade. Även om den här regeln ibland kan mildras för organisationsledare eller viktiga intressenter är det viktigt att följa den när det är möjligt.

Om mötet avslutas i tid kan deltagarna komma i tid till nästa möte eller gå vidare med sin dag. En bestämd sluttid hjälper också deltagarna att gå igenom dagordningen på ett effektivt sätt; eventuella nya frågor kan noteras och tas upp efter mötet.

Att se till att deltagarnas tid inte slösas bort är det bästa sättet att hålla deltagandet i projektmöten högt.

5. Uppmuntra till deltagande.

Det är avgörande för mötets och projektets framgång att man under projektmötet frågar efter varje deltagares tankar och åsikter. Deltagarna är också mer benägna att fokusera på diskussionen när de vet att de kommer att bli ombedda att bidra.

Vissa mötesarrangörer tvekar att be mötesplattformarna om feedback av rädsla för att få diskussionen att spåra ur. Bra projektledare har förtroende för sin förmåga att diplomatiskt anteckna eventuella avvikelser, försäkra deltagarna om uppföljning och återföra allas uppmärksamhet till dagordningen.

6. Gör bra anteckningar.

Det är lätt att göra misstaget att tro att detaljerna från projektmötena kommer att komma ihåg utan anteckningar, men avbrott kan inträffa innan du har en chans att agera. Som projektledare är du ansvarig om ingen uppföljning görs och frågor faller mellan stolarna.

Om du inte har möjlighet att föra anteckningar, utses en gruppmedlem att göra det. Se till att notera:

• Något som kompletterar eller strider mot dagordningen.
• Uppdrag och fattade beslut
• Uppdateringar

7. Uppföljning.

Anteckningarna från projektmötet ska skickas till alla mötesplattformar efter mötet, med en uppmaning att gå igenom anteckningarna och lämna eventuella revideringar eller feedback inom 24 timmar. De reviderade anteckningarna bör sedan delas ut till deltagarna för att se till att alla är på samma sida när projektet går vidare.

8. Avboka aldrig.

Även om regelbundna möten verkar onödiga med tanke på projektets nuvarande tillstånd eller bristen på aktivitet under den senaste tiden, ska du genomföra projektmötet. Om projektledaren börjar ställa in regelbundna möten kommer deltagarna att börja anse att det är frivilligt att delta, och deltagandet kommer att minska.

Håll åtminstone ett ordinarie projektmöte och be alla om korta uppdateringar, även om mötet bara varar i tio minuter. Vid varje möte kan någon kritisk information delas som annars skulle ha fallit mellan stolarna och orsakat kostsamt omarbete och tidsbrist.

Det är omöjligt att uppnå perfektion vid projektmöten. Varje möte som projektledaren genomför kan dock bli så effektivt och ändamålsenligt som möjligt om dessa begrepp följs:

• Välj rätt typ av projektmöte
• Planera väl och informera deltagarna i förväg om mötets mål.
• Utföra effektivt genom att hålla sig till tid och ämne.
• Gör bra anteckningar, begär uppdateringar och följ upp.

Kommunikationen vid projektmöten är en viktig framgångsfaktor som leder till större sannolikhet för att projektet ska lyckas. Den hjälper projektledaren att hålla alla informerade och undvika dyra och tidskrävande misstag, missförstånd och felkommunikationer.